Dlaczego zdjęcia są ważne?
- Pozwalają szybciej zweryfikować ewentualne usterki lub źle wykonane prace.
- Są nieodzowne w sporach z klientami lub w reklamacjach.
- To dobre narzędzie kontroli jakości i standaryzacji pracy Twoich ludzi.
- Przy współpracy z podwykonawcą, pozwalają szybciej i taniej weryfikować i rozliczać wykonanie zadań.
Jakie błędy pojawiają się najczęściej?
- Pracownicy nie otrzymują jasnych instrukcji – dotyczących tego co i jak dokumentować.
- Nie są przeszkoleni jak zrobić poprawne zdjęcie (światło, kadrowanie).
- Brak jasnych opisów i komentarzy do zdjęć.
- Robienie zdjęć jest wyrywkowe, tylko przy nielicznych pracach i przez niektórych pracowników.
- Pracownicy wykonują zdjęcia na prywatnych telefonach, co wpływa m.in. na ich jakość.
- Zdjęcia wysyłane są różnymi kanałami: MMS, WhatsApp, Messenger, e-mail.
Jak rozwiązać te problemy?
Po pierwsze, załóż wirtualny dysk, czyli przechowuj zdjęcia „w chmurze” – tak, aby każdy w firmie miał do nich łatwy dostęp. Chmura internetowa zapewnia nieograniczoną przestrzeń na pliki, pozwala mieć je pod ręką na każdym urządzeniu (i w każdym miejscu), a także ułatwia dzielenie się nimi z innymi w organizacji. Pozwala także na określenie kto ma dostęp do poszczególnych folderów czy dokumentów – dzięki czemu masz pewność, że są to tylko upoważnione osoby. Co więcej, w razie potrzeby możesz udostępniać poszczególne pliki lub foldery klientom.
Najpopularniejsze wirtualne dyski to: Coogle Cloud, OneDrive lub Dropbox. Warto wziąć pod uwagę, że ich koszt zależy od ilości potrzebnego miejsca, a do pewnej wielkości usługa jest bezpłatna.
Po drugie, ustal jeden kanał przesyłania zdjęć. Możesz wykorzystać do tego darmowe komunikatory, jak np. WhastApp czy Messenger. Ten pierwszy jest o tyle dobrym rozwiązaniem, że nie kompresuje znacząco przesyłanych zdjęć – co oznacza, że ich jakość nie „psuje się” podczas przesyłania (co zdarza się w przypadku innych aplikacji tego typu).
Upewnij się, że każdy z pracowników ma zainstalowaną aplikację i wie, jak jej używać. Zaletą komunikatorów jest możliwość robienia zdjęć bezpośrednio
w aplikacji, co znacznie przyspiesza cały proces.
Prosta instrukcja do zdjęć
Stwórz dla pracowników jasne instrukcje dotyczące wykonywania dokumentacji zdjęciowej. Określ, które zadania muszą mieć zdjęcia, jak powinny być one opisane oraz kiedy i w jaki sposób dostarczone. Jeśli masz możliwość – zorganizuj dla pracowników krótkie praktyczne szkolenie z wykonywania zdjęć.
Upewnij się, że każdy pracownik stosuje się do ustalonych metod. Dobrym pomysłem jest wydrukowanie takich instrukcji i powieszenie na ścianie w biurze. Zadbaj też o to, aby technicy mieli dostęp do odpowiednich narzędzi, które pozwolą im prawidłowo robić zdjęcia – czyli co najmniej do telefonów z dobrym aparatem.
Instrukcja krok po kroku
- Zrób zdjęcie stanu przed rozpoczęciem prac i po zakończeniu.
- Jeżeli to możliwe, zrób zdjęcie z bliska i z dalszej perspektywy.
- Pokaż całość urządzenia/całe miejsce pracy.
- Pamiętaj o odpowiednim oświetleniu i ostrości.
- Nie wysyłaj niewyraźnych, ciemnych zdjęć.
- Opisz zdjęcie – co się na nim znajduje, którego zadania dotyczy.
- Zdjęcie wyślij od razu po zakończeniu danego zadania – będzie je łatwiej przypisać do konkretnego zlecenia, używając godziny i daty wysłania.
- Sprawdź, czy na zdjęciu nie ma rzeczy, których nie powinno tam być (śmieci, odpady, ogólny bałagan).
