Zdjęcia i dokumentowanie prac – prosta rzecz, a tak wiele wartości

Dlaczego zdjęcia są ważne?

  • Pozwalają szybciej zweryfikować ewentualne usterki lub źle wykonane prace.
  • Są nieodzowne w sporach z klientami lub w reklamacjach.
  • To dobre narzędzie kontroli jakości i standaryzacji pracy Twoich ludzi.
  • Przy współpracy z podwykonawcą, pozwalają szybciej i taniej weryfikować i rozliczać wykonanie zadań.

Jakie błędy pojawiają się najczęściej?

  • Pracownicy nie otrzymują jasnych instrukcji – dotyczących tego co i jak dokumentować.
  • Nie są przeszkoleni jak zrobić poprawne zdjęcie (światło, kadrowanie).
  • Brak jasnych opisów i komentarzy do zdjęć.
  • Robienie zdjęć jest wyrywkowe, tylko przy nielicznych pracach i przez niektórych pracowników.
  • Pracownicy wykonują zdjęcia na prywatnych telefonach, co wpływa m.in. na ich jakość.
  • Zdjęcia wysyłane są różnymi kanałami: MMS, WhatsApp, Messenger, e-mail.

Jak rozwiązać te problemy?

Po pierwsze, załóż wirtualny dysk, czyli przechowuj zdjęcia „w chmurze” – tak, aby każdy w firmie miał do nich łatwy dostęp. Chmura internetowa zapewnia nieograniczoną przestrzeń na pliki, pozwala mieć je pod ręką na każdym urządzeniu (i w każdym miejscu), a także ułatwia dzielenie się nimi z innymi w organizacji. Pozwala także na określenie kto ma dostęp do poszczególnych folderów czy dokumentów – dzięki czemu masz pewność, że są to tylko upoważnione osoby. Co więcej, w razie potrzeby możesz udostępniać poszczególne pliki lub foldery klientom.

Najpopularniejsze wirtualne dyski to: Coogle Cloud, OneDrive lub Dropbox. Warto wziąć pod uwagę, że ich koszt zależy od ilości potrzebnego miejsca, a do pewnej wielkości usługa jest bezpłatna.

Po drugie, ustal jeden kanał przesyłania zdjęć. Możesz wykorzystać do tego darmowe komunikatory, jak np. WhastApp czy Messenger. Ten pierwszy jest o tyle dobrym rozwiązaniem, że nie kompresuje znacząco przesyłanych zdjęć – co oznacza, że ich jakość nie „psuje się” podczas przesyłania (co zdarza się w przypadku innych aplikacji tego typu).

Upewnij się, że każdy z pracowników ma zainstalowaną aplikację i wie, jak jej używać. Zaletą komunikatorów jest możliwość robienia zdjęć bezpośrednio
w aplikacji, co znacznie przyspiesza cały proces.

Prosta instrukcja do zdjęć

Stwórz dla pracowników jasne instrukcje dotyczące wykonywania dokumentacji zdjęciowej. Określ, które zadania muszą mieć zdjęcia, jak powinny być one opisane oraz kiedy i w jaki sposób dostarczone. Jeśli masz możliwość – zorganizuj dla pracowników krótkie praktyczne szkolenie z wykonywania zdjęć.

Upewnij się, że każdy pracownik stosuje się do ustalonych metod. Dobrym pomysłem jest wydrukowanie takich instrukcji i powieszenie na ścianie w biurze. Zadbaj też o to, aby technicy mieli dostęp do odpowiednich narzędzi, które pozwolą im prawidłowo robić zdjęcia – czyli co najmniej do telefonów z dobrym aparatem.

Instrukcja krok po kroku

  • Zrób zdjęcie stanu przed rozpoczęciem prac i po zakończeniu. 
  • Jeżeli to możliwe, zrób zdjęcie z bliska i z dalszej perspektywy. 
  • Pokaż całość urządzenia/całe miejsce pracy.
  • Pamiętaj o odpowiednim oświetleniu i ostrości. 
  • Nie wysyłaj niewyraźnych, ciemnych zdjęć.
  • Opisz zdjęcie – co się na nim znajduje, którego zadania dotyczy. 
  • Zdjęcie wyślij od razu po zakończeniu danego zadania – będzie je łatwiej przypisać do konkretnego zlecenia, używając godziny i daty wysłania.
  • Sprawdź, czy na zdjęciu nie ma rzeczy, których nie powinno tam być (śmieci, odpady, ogólny bałagan).

Tel. +48 504 209 714
mail: info@locatick.com

Locatick Sp. z o.o.
Porcelanowa 23
40-246 Katowice, Polska