+48 531 237 175
+48 531 237 175
5 sposobów na ograniczenie kosztów w firmie świadczącej usługi w terenie
04 maja 2025W dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym, firmy serwisowe stoją przed wyzwaniem dostosowania się do nowych technologii. Tradycyjne metody zarządzania serwisem, takie jak ręczne planowanie czy papierowa dokumentacja, coraz częściej ustępują miejsca nowoczesnym rozwiązaniom IT. Następuje więc ewolucja zarządzania serwisem, gdzie papier ustępuje digitalizacji. Poniżej przedstawiamy porównanie obu podejść.
1. Planowanie i przydzielanie zadań
Tradycyjne podejście:
W tradycyjnych systemach zarządzania serwisem, zlecenia są często przyjmowane telefonicznie lub mailowo, a następnie ręcznie wpisywane do kalendarzy czy arkuszy kalkulacyjnych. Taki sposób pracy bywa podatny na błędy i opóźnienia.
Nowoczesne rozwiązania IT:
Współczesne systemy do zarządzania firmą czy serwisem oferują automatyzację procesu przyjmowania i przydzielania zleceń. Dzięki integracji z systemami CRM i wykorzystaniu algorytmów optymalizacyjnych, możliwe jest efektywne planowanie tras serwisantów oraz dynamiczne reagowanie na zmiany.
2. Komunikacja z zespołem w terenie
Tradycyjne podejście:
Komunikacja opiera się głównie na telefonach i SMS-ach, co może prowadzić do nieporozumień i braku aktualnych informacji o statusie zleceń.
Nowoczesne rozwiązania IT:
Aplikacje mobilne umożliwiają serwisantom dostęp do bieżących informacji, aktualizację statusu zleceń w czasie rzeczywistym oraz komunikację z centralą. W badaniu Service Council z 2021 roku, 61% techników stwierdziło, że narzędzia IT ułatwiają im pracę.
3. Dokumentacja i raportowanie
Tradycyjne podejście:
Ręczne wypełnianie protokołów serwisowych, które następnie muszą być wprowadzane do systemu przez pracowników biurowych, co jest czasochłonne i podatne na błędy.
Nowoczesne rozwiązania IT:
Elektroniczne protokoły pozwalają na natychmiastowe generowanie i przesyłanie raportów po zakończeniu zlecenia. Dzięki temu proces fakturowania jest szybszy, a dane są bardziej precyzyjne. Zgodnie z danymi Deloitte, firmy wdrażające cyfrowe rozwiązania w obszarze usług odnotowują skrócenie czasu realizacji zleceń o 20%.
4. Monitorowanie efektywności i analiza danych
Tradycyjne podejście:
Brak narzędzi do bieżącego monitorowania pracy serwisantów utrudnia analizę efektywności i identyfikację obszarów do poprawy.
Nowoczesne rozwiązania IT:
Systemy zarządzania serwisem oferują funkcje monitorowania w czasie rzeczywistym, analizy KPI oraz generowania raportów. To pozwala na lepsze zarządzanie zasobami i podejmowanie decyzji opartych na danych. Według raportu PwC, 56% firm planuje zwiększyć inwestycje w analitykę danych w obszarze usług.
5. Doświadczenie klienta
Tradycyjne podejście:
Brak transparentności i opóźnienia w komunikacji mogą negatywnie wpływać
na satysfakcję klienta.
Nowoczesne rozwiązania IT:
Dzięki portalom klienta i automatycznym powiadomieniom, klienci mają bieżący wgląd w status zlecenia, co zwiększa ich zaufanie i zadowolenie. Badania pokazują, że firmy inwestujące w technologie, poprawiające doświadczenie klienta, odnotowują wzrost lojalności o 25%.
Podsumowanie
Przejście od tradycyjnych metod zarządzania serwisem do nowoczesnych rozwiązań IT przynosi wymierne korzyści w postaci zwiększenia efektywności operacyjnej, poprawy komunikacji, lepszej jakości danych oraz wyższego zadowolenia klientów. W dobie cyfryzacji, adaptacja nowych technologii staje się nie tylko przewagą konkurencyjną, ale wręcz koniecznością dla firm dążących do utrzymania swojej pozycji na rynku.
