+48 531 237 175
+48 531 237 175
Jak podnieść jakość obsługi klienta w usługach terenowych?
25 stycznia 2024
Współpracujesz z podwykonawcami? Zadbaj o perfekcyjną organizację od zlecenia do rozliczenia
25 marca 2024Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, ile czasu i pieniędzy traci Twoja firma, tylko dlatego, że nie rozstaliście się jeszcze z papierową dokumentacją? Wielokrotne wydruki, poprawki, poszukiwania w segregatorach, zgubione czy zniszczone dokumenty – to tylko niektóre z problemów, które powodują masę niepotrzebnych komplikacji w Twojej działalności.
Elektroniczne protokoły są nowoczesnym rozwiązaniem, które pozwala uniknąć większości takich problemów. Przez automatyzację i cyfryzację procesów związanych z prowadzeniem dokumentacji zleceń, elektroniczna dokumentacja zwiększają efektywność pracy Twojego zespołu, poprawiają dokładność gromadzonych przez Ciebie danych na temat zleceń i przyczyniają się do lepszej organizacji w firmie. Co więcej, są one dostępne na wyciągnięcie ręki – kiedykolwiek ich potrzebujesz. Ale to nie wszystko! Czym dokładnie są elektroniczne protokoły, jak działają w Locatick i jakie korzyści mogą zapewnić Twojej firmie? Wszystkiego dowiesz się w tym artykule.
Czym są elektroniczne protokoły?
To nic innego jak cyfrowa wersja tradycyjnych dokumentów papierowych, które służą do dokumentowania wykonania zleceń w terenie. To proste i wygodne narzędzie, które zamienia sterty papierów w łatwo dostępne, cyfrowe dane. Dzięki elektronicznym protokołom wszystkie informacje o wykonanych zadaniach są wprowadzane bezpośrednio na tablet czy smartfon, podpisywane przez klienta na ekranie urządzenia, a potem zapisywane w chmurze, co zapewnia ich bezpieczeństwo, a jednocześnie dostępność o każdej porze.
Koniec z przepalaniem budżetu na wielokrotne wydruki, z marnowaniem czasu na przeglądanie starych segregatorów w poszukiwaniu jednego dokumentu czy martwieniem się o to, że ważne papiery mogą się zgubić lub zniszczyć. Dokumentacja elektroniczna to przyszłość zarządzania dokumentacją w firmach – są wydajne, bezpieczne i niezawodne, a na dodatek spełniają rosnące oczekiwania klientów, którzy oczekują dziś praktycznych i nowoczesnych rozwiązań.
Jak działają elektroniczne protokoły w Locatick?
Elektroniczne protokoły w systemie Locatick to więcej niż tylko cyfrowe dokumenty. To sposób na poprawę przepływu informacji w firmie i efektywne czuwanie nad jakością realizacji zleceń w terenie – a tym samym zapewnienie większego komfortu pracy zespołu i lepszej jakości obsługi dostarczanej klientom.
Funkcja została stworzona z myślą o tym, aby proces przygotowania dokumentacji był maksymalnie prosty i zajmował jak najmniej czasu – a jednocześnie działał sprawnie i spełniał swoje zadanie. Właśnie dlatego system umożliwia Ci tworzenie i zapisywanie wielu różnych wzorów protokołów oraz dowolne kształtowanie ich treści i zawartości, np. pod konkretne zlecenie czy klienta. Co równie ważne, zapisane wzory możesz w dowolnym momencie edytować, co zapewnia Ci pełną swobodę w dostosowywaniu dokumentów do bieżących potrzeb.
Elektroniczne protokoły w akcji
A co dzieje się, gdy przychodzi czas na realizację zadania? Po pierwsze, technik nie musi już pamiętać o zabraniu ze sobą papierów z biura lub, co gorsza, wracać, jeśli ich zapomni. Nie musi też martwić się, że zawieruszą się gdzieś w ciągu intensywnego dnia pracy albo ubrudzą w samochodzie pełnym sprzętu. Jedyne, co musi zrobić, to zalogować się do aplikacji Locatick na swoim telefonie lub tablecie, wybrać odpowiedni wzór protokołu, uzupełnić go danymi dotyczącymi wykonanej pracy i przedstawić taki elektroniczny dokument klientowi do podpisu na ekranie urządzenia. To takie proste!
Kiedy klient podpisze protokół, dokument zostaje zapisany i automatycznie trafia do chmury. W ten sposób już kilka sekund później jest on dostępny dla kierownika, który może teraz spokojnie zweryfikować realizację zlecenia, niezależnie od tego, gdzie akurat jest. Dzięki temu kierownicy są w stanie znacznie sprawniej śledzić postępy prac w terenie, skuteczniej czuwać nad jakością realizacji zadań, a także wyłapywać (i eliminować) ewentualne pomyłki w samej dokumentacji.
Kluczowe korzyści z używania elektronicznej dokumentacji
Przejście na elektroniczne protokoły to więcej niż tylko doniośle brzmiące “unowocześnienie”. To rzeczywista rewolucja w sposobie, w jaki zarządzasz dokumentacją i komunikacją w swojej firmie, która realnie poprawia jakość pracy Twojego zespołu i Twoich usług. Do najważniejszych korzyści płynących z wprowadzenia elektronicznej dokumentacji możemy zaliczyć:
- Redukcję kosztów
Związanych z drukowaniem i kserowaniem dokumentów (zużycie papieru, tuszu i samej drukarki, której żywotność jest przecież ograniczona) oraz z czasem, jaki pracownicy musieli dotąd przeznaczać na drukowanie dokumentów, przekazywanie ich odpowiednim osobom czy odszukiwanie ich później w segregatorach. To co najmniej kilkaset złotych miesięcznie, które możesz zaoszczędzić lub przeznaczyć na znacznie ważniejsze cele.
- Większe bezpieczeństwo dokumentów
Przechowywanie danych w chmurze diametralnie zwiększa ich bezpieczeństwo i eliminuje ryzyka związane ze zdarzeniami losowymi: jak zgubienie, zniszczenie czy kradzież dokumentów. Zapomnij o stresie, który wywołuje przewrócony kubek z kawą i uczuciu narastającej paniki, kiedy nie możesz znaleźć super ważnego dokumentu potrzebnego “na już”. Elektroniczne protokoły są zawsze bezpiecznie przechowywane w chmurze, dostępne przez system Locatick z każdego miejsca i o każdej porze – ale tylko dla upoważnionych pracowników – i łatwe do odszukania, kiedykolwiek zajdzie taka potrzeba.
- Oszczędność czasu
Koniec z ręcznym wypełnianiem formularzy i ich archiwizacją – do elektronicznych protokołów wszystkie dane wprowadzasz cyfrowo, co znacznie przyspiesza procesy administracyjne. Koniec z przepisywaniem źle wypełnionych arkuszy, szukaniem odpowiedniej wersji dokumentu, przeszukiwaniem opasłych segregatorów i ślęczeniem nad archiwizacją czy niszczeniem przedawnionych papierów. Prowadząc dokumentację elektroniczną, cały ten czas możesz poświęcić na inne, znacznie ważniejsze obowiązki.
- Poprawa dokładności danych
Elektroniczne protokoły minimalizują też ryzyko błędów, które mogą wystąpić przy ręcznym przetwarzaniu informacji. Weryfikacja takich dokumentów jest znacznie łatwiejsza i przebiega sprawniej – chociażby dzięki temu, że chwilę po wprowadzeniu do systemu, ma do nich dostęp kierownik. Również wprowadzanie ewentualnych zmian czy poprawek odbywa się w tym przypadku znacznie szybciej. To wszystko ogromnie poprawia jakość i precyzyjność gromadzonej przez Ciebie dokumentacji, a w ten sposób pozwala unikać niedopatrzeń i gwarantować klientom najwyższą jakość obsługi.
- Spełnianie oczekiwań nowoczesnych klientów
Korzystanie z elektronicznych protokołów w Locatick to również sposób na prezentowanie firmy jako nowoczesnej i profesjonalnej. Zastanów się, jak diametralnie inne wrażenie wywrze na kliencie, kiedy technik przedstawi mu przejrzysty elektroniczny dokument do podpisu na tablecie czy smartfonie, zamiast wypełnionego “na kolanie”, często zabrudzonego czy lekko pogniecionego wydruku. Elektroniczne protokoły wyraźnie pokazują, że firma idzie z duchem czasu, stosując rozwiązania, które nie tylko usprawniają pracę, ale również zwiększają zaufanie klientów, dzięki profesjonalnej prezentacji każdego aspektu wykonanej usługi.
Podsumowanie
Elektroniczne protokoły – niezbędne unowocześnienie dla Twojej firmy
Jak widzisz, dokumentacja elektroniczna może zrewolucjonizować sposób zarządzania zleceniami w Twojej firmie, redukując koszty operacyjne, ulepszając procesy administracyjne i poprawiając zadowolenie klientów. To rozwiązanie nie tylko oszczędza czas, ale także umożliwia szybkie reagowanie na potrzeby klientów i dynamiczne dostosowywanie się do warunków pracy – wszystko to z jednego, centralnego miejsca. W Locatick wiemy, jak ważne jest, aby mieć pewność, że każde zlecenie jest wykonane profesjonalnie i na czas – właśnie dlatego dostarczamy Ci rozwiązania, które pomagają Ci o to dbać.
