+48 531 237 175
+48 531 237 175
Jak automatyzacja serwisu wspiera regularne przeglądy i konserwacje?
21 kwietnia 2025
5 sposobów na ograniczenie kosztów w firmie świadczącej usługi w terenie
04 maja 2025W firmach realizujących zlecenia serwisowe, montażowe czy przeglądowe, dokumentacja to nie tylko formalność – to fundament operacyjnej przejrzystości, narzędzie rozliczeń i kluczowy element relacji z klientem. Niestety, wiele organizacji wciąż opiera się na ręcznym wypełnianiu protokołów, papierowych formularzach i fizycznych archiwach, co generuje błędy, opóźnienia i nieczytelność danych.
Rozwiązaniem jest przejście na elektroniczne dokumenty, które można tworzyć, wypełniać i udostępniać w czasie rzeczywistym. Przykładem takiego narzędzia jest Moduł Elektroniczne Protokoły – funkcja umożliwiająca zarządzanie cyfrową dokumentacją w sposób zgodny z rzeczywistymi potrzebami zespołów terenowych i biurowych.
Tworzenie własnych protokołów – elastyczność i dopasowanie
Jednym z kluczowych wyzwań w pracy serwisowej jest różnorodność zleceń i konieczność dokumentowania różnych typów działań: od montażu, przez przegląd, po zgłoszenie usterek. W tradycyjnych systemach gotowe szablony często są zbyt sztywne.
Moduł Elektroniczne Protokoły umożliwia tworzenie własnych, dopasowanych protokołów, które odpowiadają konkretnym procedurom w danej firmie. Można zawrzeć w nich m.in.:
- dane urządzeń
- opisy wykonanych prac
- załaczniki w postaci zdjęć
- elektroniczne podpisy klientów
Dzięki temu dokumentacja nie jest dodatkiem – staje się integralną częścią procesu serwisowego.
Łatwy dostęp do danych – koniec z papierowym chaosem
Według badania AIIM – Association for Intelligent Information Management (2023), aż 46% firm przyznaje, że zbyt długi czas wyszukiwania dokumentów negatywnie wpływa na produktywność pracowników.
Elektroniczna dokumentacja rozwiązuje ten problem, zapewniając szybki dostęp do danych z poziomu aplikacji mobilnej lub komputera. W każdej chwili można:
- wyszukać protokół po dacie, kliencie lub numerze zlecenia,
- sprawdzić historię serwisową danego urządzenia,
- udostępnić dokument klientowi lub współpracownikowi jednym kliknięciem.
Zwiększenie przejrzystości raportów – dokumentacja, która mówi sama za siebie
Wypełniane ręcznie protokoły bywają nieczytelne, niekompletne lub niezgodne z procedurą. Zdigitalizowane raporty są ustandaryzowane, ułatwiają analizę i eliminują błędy wynikające z braku danych lub nieczytelnego pisma.
Dzięki cyfrowym formularzom firma może zachować spójność raportów niezależnie od serwisanta, łatwiej analizować dane, takie jak najczęstsze usterki czy czas naprawy, a także usprawnić audyty i rozliczenia z klientem.
Poprawa komunikacji z klientem – szybkie raportowanie po wykonanej usłudze
Zgodnie z badaniem PwC (2022, B2B Customer Experience Survey 2022), aż 86% klientów B2B oczekuje cyfrowego dostępu do dokumentów związanych z realizacją usług, takich jak protokoły, historia napraw czy potwierdzenia.
Wdrożenie elektronicznej dokumentacji umożliwia natychmiastowe przesyłanie protokołu e-mailem zaraz po zakończeniu usługi, zapewnia klientom stały dostęp do podpisanych dokumentów bez konieczności kontaktowania się z biurem oraz znacząco ułatwia rozstrzyganie ewentualnych reklamacji dzięki przejrzystym i kompletnym zapisom.
Przyspieszenie rozliczeń z klientem i pracownikami
Każdy dzień opóźnienia w przesłaniu dokumentu to dzień późniejszego rozliczenia. Firmy korzystające z elektronicznych protokołów przyspieszają średnio o 30% procesy rozliczeń z klientami i partnerami – jak pokazuje raport Service Council (2022, Źródło: Service Council – Field Service Benchmark 2022)
Dzięki natychmiastowemu podpisaniu i przesłaniu dokumentu:
- dział księgowości może szybciej wystawić fakturę,
- pracownicy terenowi mogą być szybciej rozliczeni z wykonanych zleceń,
- zmniejsza się ryzyko „zagubionych” protokołów lub błędnych danych.
Podsumowanie
Efektywne zarządzanie dokumentacją to jeden z filarów sprawnie działającej firmy usługowej. Przejście z papierowych protokołów na cyfrowe nie tylko upraszcza codzienną pracę, ale też realnie wpływa na jakość obsługi klienta, szybkość rozliczeń i kontrolę nad jakością usług.
Moduł Elektroniczne Protokoły to rozwiązanie, które wpisuje się w tę transformację, umożliwiając tworzenie, zarządzanie i udostępnianie dokumentów w sposób zgodny z rzeczywistością mobilnego zespołu terenowego.
