+48 531 237 175
+48 531 237 175
Jak program do zarządzania serwisem ułatwia pracę serwisantów?
25 maja 2023Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak wiele czasu i energii mógłby zaoszczędzić Twój zespół, rezygnując z papierowej dokumentacji na rzecz elektronicznych protokołów? Przejście na cyfrową dokumentację to nie tylko krok w stronę nowoczesności – to przede wszystkim realne korzyści dla Twojej firmy i jej klientów.
W dobie cyfrowej transformacji, elektroniczne protokoły stają się niezbędnym narzędziem dla firm świadczących usługi w terenie. Dzięki nim można nie tylko znacząco przyspieszyć procesy administracyjne, ale także zwiększyć dokładność i bezpieczeństwo przechowywanych danych. Elektroniczne protokoły oznaczają błyskawiczne aktualizacje dokumentacji wykonanych zadań i natychmiastowy dostęp do informacji dla całego zespołu. Są też gwarancją, że każdy dokument jest zawsze schludny (koniec z pogniecionymi, zabrudzonymi kartkami!) i gotowy do prezentacji klientowi w profesjonalny sposób – na ekranie smartfona czy tabletu, na którym klient wygodnie złoży również podpis.
No dobrze, ale jak właściwie wprowadzić elektroniczne protokoły w firmie? Jak przygotować zespół i zorganizować proces wdrożenia, aby przebiegł płynnie i efektywnie? Wszystkiego dowiesz się z tego artykułu!
Wielkie przedsięwzięcie czy przyjemne ułatwienie?
O tym, czym dokładnie są i jak działają elektroniczne protokoły, pisaliśmy już poprzednio – "Elektroniczne protokoły: czym są i jak wspierają pracę firm świadczących usługi w terenie?” Znajdziesz tam niezbędne podstawy, które pomogą Ci zrozumieć, jak działa takie rozwiązanie. Dziś natomiast skupimy się stricte na kwestiach dotyczących wdrożenia.
Przejście na elektroniczną dokumentację kojarzyło się dotąd z wielkim przedsięwzięciem. Są dwa powody, które doprowadziły do takiego przekonania. Po pierwsze, ponieważ do niedawna znalezienie dobrego narzędzia do prowadzenia elektronicznych protokołów było w Polsce solidnym wyzwaniem. Wybór był niewielki, a dostępne opcje – niekoniecznie warte uwagi. Po drugie, ponieważ alternatywa w postaci zbudowania własnego, wewnątrzfirmowego narzędzia, wiązała się z kolei z koniecznością ogromnej inwestycji, zarówno pod kątem czasu, jak i budżetu niezbędnego do zrealizowania takiego projektu.
Dziś jednak sprawa wygląda zupełnie inaczej – a to dzięki temu, że do dyspozycji masz Locatick. System został stworzony z myślą o specyfice pracy firm świadczących usługi w terenie, a co za tym idzie, jego funkcje są doskonale dostosowane do potrzeb takich biznesów. Dzięki niemu, wprowadzenie elektronicznych protokołów w Twojej firmie może odbyć się szybko i zaskakująco łatwo!
Koniec z przepalaniem budżetu na wielokrotne wydruki, z marnowaniem czasu na przeglądanie starych segregatorów w poszukiwaniu jednego dokumentu czy martwieniem się o to, że ważne papiery mogą się zgubić lub zniszczyć. Dokumentacja elektroniczna to przyszłość zarządzania dokumentacją w firmach – są wydajne, bezpieczne i niezawodne, a na dodatek spełniają rosnące oczekiwania klientów, którzy oczekują dziś praktycznych i nowoczesnych rozwiązań.
Przygotuj firmę na wdrożenie elektronicznej dokumentacji
Przejście na elektroniczne protokoły może budzić obawy, ale z odpowiednim przygotowaniem staje się naturalnym (i wcale nieskomplikowanym!) krokiem ku nowoczesności. A zatem… jak się przygotować?
Zacznij od analizy trzech obszarów: korzyści, jakie wdrożenie elektronicznej dokumentacji przyniesie to Twojej firmie, jak obecnie wygląda u Was kwestia protokołów i dokumentów oraz jakie kroki muszą zostać podjęte, aby elektroniczne protokoły stały się częścią Waszej codziennej pracy.
- Zrozumienie korzyści
Każda zmiana zaczyna się od zrozumienia jej wartości. Elektroniczne protokoły przynoszą wiele korzyści – od przyspieszenia procesów administracyjnych, przez zwiększenie bezpieczeństwa danych, aż po podniesienie jakości obsługi klienta. Gdy Twoi pracownicy zrozumieją te wartości oraz dostrzegą, że nowe rozwiązanie realnie usprawni ich pracę, łatwiej będzie im otworzyć się na zmiany, a proces wdrożenia przebiegnie bardziej efektycznie.
- Diagnoza obecnego stanu
Analiza obecnych procesów dokumentacyjnych pozwoli zidentyfikować, które obszary działalności najbardziej skorzystają na wprowadzeniu elektronicznych protokołów. Zrozumienie, gdzie obecnie pojawiają się największe przeszkody, pomoże Ci w pełni wykorzystać możliwości nowego systemu i skutecznie dostosować je do potrzeb Twojej firmy.
- Planowanie i strategia wdrożenia
Stworzenie klarownego planu wdrożenia jest kluczowe dla sukcesu całego przedsięwzięcia. Plan ten powinien obejmować zarówno szkolenia dla zespołu, jak i wytypowanie osoby odpowiedzialnej za koordynację procesu. Warto także przewidzieć procedury szybkiego reagowania na ewentualne problemy, które mogą pojawić się w początkowej fazie zmian.
W przypadku, gdy rozważasz rozpoczęcie pracy z systemem Locatick, pierwszym krokiem w Twojej strategii wprowadzenia elektronicznych protokołów może być przetestowanie systemu (kliknij tutaj i dowiedz się więcej o darmowym, 14-dniowym okresie próbnym), aby lepiej zapoznać się z jego funkcjami, zanim przejdziesz do pełnego wdrożenia.
Wdrożenie elektronicznych protokołów w praktyce
Po zakończeniu etapu przygotowań, nadchodzi czas na konkretne działania, które wprowadzą elektroniczne protokoły do codziennej pracy Twojej firmy. Realizacja tego planu wymaga zarówno technicznej precyzji, jak i zaangażowania zespołu. Najważniejsze kroki, które powinny znaleźć się w Twojej strategii to:
- Krok 1: Wdrożenie na grupie testowej
To opcjonalny krok, jednak może okazać się dobrym rozwiązaniem, w większych firmach lub jeśli z jakichś powodów obawiasz się wdrożenia elektronicznych protokołów za jednym razem w całej organizacji. Wdrożenie na grupie testowej nie będzie znacząco różnić się od pełnego wdrożenia – tyle tylko, że przeprowadzisz je na kilku wybranych pracownikach. To oni jako pierwsi zaczną używać systemu Locatick w rzeczywistych zadaniach. Taki krok pozwoli Ci zidentyfikować ewentualne trudności i dostosować swoje założenia przed szerszym wdrożeniem.
- Krok 2: Wytypowanie liderów projektu
Wyznacz jedną lub (w razie potrzeby) kilka osób, które będą odpowiedzialne za koordynację procesu wdrożenia. Liderzy projektu będą pełnić rolę łącznika pomiędzy:
zespołem a zarządem, monitorując postępy i rozwiązując ewentualne problemy;
Twoim zespołem, a zespołem wsparcia Locatick, przekazując ewentualne pytania.
Ich zadaniem będzie także zbieranie feedbacku od pracowników i dostosowywanie szczegółowego planu wdrożenia w oparciu o zgromadzone doświadczenia.
- Krok 3: Organizacja szkoleń dla pracowników
Szkolenie jest kluczowe, aby każdy członek zespołu mógł efektywnie korzystać z nowych narzędzi. Zaplanuj sesje szkoleniowe, podczas których omówione zostaną zarówno podstawowe funkcje systemu Locatick, jak i specyficzne zastosowania elektronicznych protokołów w codziennej pracy. Takie sesje to także doskonała okazja, aby pracownicy mogli zadawać nurtujące ich pytania i wyrażać swoje opinie na temat systemu.
Piszemy “sesje”, jednak w przypadku Locatick może wystarczyć tylko jedna. Wszystko zależy od potrzeb Twoich pracowników oraz ich stopnia zaawansowania w użytkowaniu programów komputerowych.
- Krok 4: Monitorowanie postępów
Pamiętaj, aby w swoim kalendarzu wdrożenia zaplanować tzw. punkty kontrolne, które będą momentem na zatrzymanie się i weryfikację postępów – a tym samym ułatwią dostosowanie kroków wdrożenia, jeśli zajdzie taka potrzeba. Dzięki temu będziesz mógł szybko zareagować, jeśli zespół napotka trudności, oraz ocenić, czy Twoi pracownicy potrzebują dodatkowych szkoleń lub wsparcia.
Z kolei jeśli okaże się, że wszyscy świetnie radzą sobie z narzędziem, punkty kontrolne pomogą zdecydować, czy proces wdrożenia można uznać już za zakończony czy może jednak trzeba najpierw podjąć jeszcze jakieś kroki.
Podsumowanie
Wdrożenie elektronicznych protokołów – nie takie straszne, jak się wydaje!
Jak widzisz, z odpowiednim narzędziem i przygotowaniem, wdrożenie elektronicznych protokołów staje się prostsze niż kiedykolwiek – a jednocześnie oznacza tak wiele korzyści dla Twojej firmy. Z Locatick, wprowadzenie elektronicznej dokumentacji przestaje być wyzwaniem pełnym technicznych trudności, a zamienia się w przemyślaną inwestycję, która zwiększa efektywność i komfort pracy Twojego zespołu, poprawia organizację i bezpieczeństwo danych oraz znacząco podnosi jakość obsługi klienta.
Już teraz przekonaj się, jak łatwo i szybko możesz ulepszyć swoje procesy administracyjne. Kliknij tu i wypróbuj system Locatick i wszystkie jego funkcje, łącznie z elektronicznymi protokołami – za darmo, przez 14 dni! Odkryj pełnię możliwości, jakie oferuje system i zacznij swoją przygodę z nowoczesnym zarządzaniem już dziś!
