Elektroniczne
protokoły
serwisowe

Elektroniczny protokół serwisowy to cyfrowy dokument zastepujacy papierowy formularz wypełniany przez technika podczas wizyty serwisowej. Zawiera opis wykonanych prac, wyniki pomiarów, zdjęcia urządzenia, listę kontrolną oraz podpis klienta - wszystko zebrane w aplikacji mobilnej i automatycznie przekształcone w PDF. W przeciwieństwie do papieru, e-protokół jest od razu dostępny w systemie, przypisany do historii urządzenia i gotowy do wysłania do klienta. Locatick umożliwia tworzenie własnych szablonów protokołów dopasowanych do konkretnej branży - HVAC, OZE, FM, PPOŻ lub serwisu maszyn.

Najważniejsze korzyści elektronicznych protokołów to: brak ryzyka zgubienia dokumentu, natychmiastowy dostęp do historii serwisowej urządzenia, automatyczny PDF dla klienta bez udziału biura, eliminacja błędów wynikających z nieczytelnego pisma oraz skrócenie czasu administracji. Firmy używające elektronicznych protokołów mogą też łatwiej rozliczać się z partnerami serwisowymi i podwykonawcami - każdy ma dostęp do tej samej dokumentacji w czasie rzeczywistym. Duże firmy i korporacje coraz częściej wymagają elektronicznej dokumentacji jako warunku współpracy.

Przejście z papierowych i pisemnych protokołów na elektroniczne składa się z kilku kroków: najpierw analizujesz jakie informacje zbierasz w obecnych formularzach, następnie odwzorowujesz je w szablonach cyfrowych w oprogramowaniu FSM takim jak Locatick, szkolisz techników z obsługi aplikacji mobilnej i ustalasz nowy obieg dokumentów. W Locatick konfiguracja szablonów nie wymaga wiedzy technicznej - administrator firmy robi to samodzielnie w panelu Administracja - Protokoły. Typowe wdrożenie samej funkcji protokołów zajmuje 1-2 tygodnie.

Elektroniczne protokoły serwisowe sprawdzają się wszędzie tam, gdzie technik wykonuje pracę w terenie i musi ją udokumentować - od przeglądu i inspekcji technicznej, po wymianę podzespołów i usuwanie usterek. Locatick jest używany przez firmy z branży HVAC (klimatyzacja, wentylacja, chłodnictwo), OZE (pompy ciepła, fotowoltaika), Facility Management (utrzymanie obiektów), ochrona przeciwpożarowa PPOŻ, serwis wind i bram, serwis maszyn przemysłowych oraz usługi instalacyjne. Każda z tych branż może mieć własne szablony protokołów z polami specyficznymi dla swojego rodzaju prac.

Tak. W Locatick tworzysz dowolną liczbę szablonów - osobny dla przeglądu klimatyzatora, osobny dla reklamacji, osobny dla instalacji pompy ciepła. Szablony przypisujesz do typów zadań, więc technik zawsze dostaje właściwy formularz automatycznie. Każdy protokół konfigurujesz niezależnie: wymagalność pól (obowiązkowe lub opcjonalne), widoczność w PDF (zawsze widoczne, widoczne tylko gdy wypełnione, ukryte gdy puste) oraz blokada edycji po podpisaniu przez klienta.

Elektroniczny protokół w Locatick może zawierać: pola tekstowe (opis prac, uwagi), pola numeryczne (ciśnienie, temperatura, moc), listy rozwijane (wybór z predefiniowanych opcji), checkboxy i listy kontrolne, pola daty i czasu, sekcję na zdjęcia z aparatu lub galerii, pole podpisu klienta oraz pola automatycznie uzupełniane danymi z systemu (numer seryjny urządzenia, dane klienta, data wizyty). Dzięki temu jeden szablon zastępuje kilka różnych papierowych formularzy.

Tak. Po zamknięciu i podpisaniu protokołu przez klienta, Locatick automatycznie generuje PDF zawierający wszystkie wypełnione pola, zdjęcia dodane przez technika, podpis klienta z datą i godziną oraz dane zlecenia i urządzenia. PDF trafia do historii zadania w systemie i może być automatycznie wysłany do klienta. Biuro nie musi nic robić ręcznie - cały obieg dokumentów działa bez ingerencji.

Tak, istnieje taka możliwość. Aplikacja mobilna Locatick umożliwia przełączenie się w tryb offline - jest to osobna opcja aktywowana w panelu. Po jej włączeniu technik może wypełnić protokół, prowadzić rejestrację wykonanych prac, dodać zdjęcia i zebrać podpis klienta bez zasięgu - wszystko synchronizuje się automatycznie, gdy pojawi się połączenie z internetem. Jest to szczególnie ważne przy serwisie w halach przemysłowych, podziemiach, serwerowniach czy na terenach z ograniczonym zasięgiem sieci komórkowej.

Każdy wypełniony protokół jest automatycznie przypisywany do konkretnego urządzenia i obiektu w bazie Locatick. Oznacza to, że wchodząc w kartę urządzenia widzisz pełną historię wszystkich wizyt serwisowych - daty, wykonane prace, wyniki pomiarów, techników, zdjęcia i podpisane protokoły PDF. To niezastąpione przy obsłudze gwarancji, reklamacjach oraz planowaniu przeglądów cyklicznych. Historia jest dostępna z poziomu przeglądarki i aplikacji mobilnej.

Typowe wdrożenie samej funkcji protokołów w Locatick zajmuje 1-2 tygodnie od podpisania umowy do pełnej pracy całego zespołu. Kompleksowe wdrożenie systemu to zazwyczaj 30-60 dni. Zaczynamy od konfiguracji szablonów pod Twoją branżę i typy zleceń, następnie szkolenie dla dyspozytorów (panel webowy) i techników (aplikacja mobilna). Locatick udostępnia też Bazę Wiedzy z dokumentacją krok po kroku. Klienci z prostymi potrzebami często uruchamiają pierwsze protokoły już w ciągu kilku dni.

Elektroniczne protokoły są wbudowaną funkcją platformy Locatick - nie ma osobnej opłaty za ten moduł. Locatick rozliczany jest w modelu subskrypcyjnym, zależnym od liczby użytkowników w systemie. Szczegółowy cennik znajdziesz na stronie locatick.com/cennik. Przed zakupem możesz bezpłatnie przetestować system przez 14 dni, w tym funkcję elektronicznych protokołów.

Nie. Locatick jest zaprojektowany tak, żeby administrator firmy mógł samodzielnie skonfigurować szablony protokołów, uprawnienia użytkowników i typy zadań bez wiedzy technicznej ani wsparcia IT. Szablony tworzy się w intuicyjnym kreatorze w panelu webowym. Jeśli potrzebujesz integracji z zewnętrznym systemem ERP lub CRM, wówczas może być potrzebna pomoc techniczna - ale do samej obsługi elektronicznych protokołów wystarczy dostęp do przeglądarki.

Elektroniczny protokół serwisowy z podpisem odręcznym złożonym na ekranie urządzenia mobilnego jest powszechnie akceptowany w relacjach B2B jako dowód wykonania usługi i potwierdzenie jej odbioru przez klienta. Dokument zawiera datę, godzinę, dane stron i opis wykonanych prac. Dla zleceń wymagających kwalifikowanego podpisu elektronicznego (np. dokumentacja wymagana przepisami prawa budowlanego lub energetycznego) skontaktuj się z nami - omówimy dostępne opcje. W większości firm serwisowych podpis odręczny w formie cyfrowej w zupełności zastępuje papier.

Tak. Locatick ma rozbudowany system uprawnień. Dostęp do konfiguracji szablonów protokołów mają wyłącznie konta z rolą administrator lub root. Technicy widzą tylko protokoły przypisane do ich zadań. Możesz tworzyć grupy użytkowników i przypisywać im dostęp do konkretnych obiektów klientów - co automatycznie daje lub ogranicza wgląd do historii protokołów. Dane są przechowywane w chmurze z szyfrowaniem i regularnym backupem.

Wszystkie protokoły i dokumenty PDF są przechowywane w systemie Locatick przez cały czas trwania subskrypcji. Masz do nich dostęp w dowolnym momencie z przeglądarki lub aplikacji mobilnej. Nie ma limitu liczby przechowywanych protokołów. W razie potrzeby możesz eksportować dane. Szczegółowe warunki przechowywania danych znajdziesz w regulaminie i polityce prywatności Locatick.

Tak. Locatick oferuje otwarte API REST i webhooki, które umożliwiają integrację z systemami ERP (Comarch, SAP, Impuls) i CRM (Pipedrive, Salesforce, HubSpot). Protokoły PDF mogą trafiać automatycznie do Twojego systemu po zamknięciu zlecenia. Dzięki integracji z CRM handlowiec widzi dokumentację serwisową klienta bez przełączania się między aplikacjami. Więcej szczegółów znajdziesz na stronie Integracje Locatick.

Tak, poprzez integrację API. Dane z zamkniętych protokołów - czas pracy, użyte materiały, podpis odbioru - mogą automatycznie trafiać do systemu fakturowania lub ERP jako podstawa do wystawienia faktury. Eliminuje to ręczne przepisywanie danych między systemami i przyspiesza rozliczenia z klientami oraz podwykonawcami. Konkretny zakres integracji zależy od używanego systemu finansowo-księgowego.