+48 531 237 175
Automatyzacja systemu serwisowego z CRM – jak Pipedrive i Locatick automatyzują montaże OZE
05 marca 2026Automatyczny parser zgłoszeń mailowych – od incydentu do zadania w systemie
12 marca 2026
Automatyzacja procesów serwisowych w firmach technicznych zaczyna się zwykle od jednego pytania: co dzieje się z protokołem po tym, jak technik zamknie zadanie w terenie? W firmie z branży elektroenergetyki i usług technicznych odpowiedź brzmiała: ktoś w biurze musi go przeczytać. Jeden po jednym. I zadecydować, czy potrzebny jest powrót do klienta.
W tym case study pokazujemy jak automatyczna analiza protokołów serwisowych w Locatick wyeliminowała to wąskie gardło — i jak system sam tworzy zlecenie kontynuacji w ułamku sekundy po zamknięciu zadania przez serwisanta. Opisujemy cały przepływ krok po kroku: od triggera webhooka po pojawienie się gotowego zadania w systemie.
Problem: ręczna weryfikacja protokołów przy każdym zamkniętym zleceniu
Przed wdrożeniem automatyzacji każde zamknięte zadanie wymagało ludzkiej interwencji. Oto jak wyglądał realny proces operacyjny.
Manualna weryfikacja dokumentacji
Pracownik biurowy otwierał każdy protokół (PDF lub widok WWW) i ręcznie przeszukiwał notatki serwisanta w poszukiwaniu adnotacji o konieczności dalszych prac.
Wąskie gardło w tworzeniu kontynuacji
Nowe zadania powstawały dopiero po tym, jak biuro przetworzyło spływającą dokumentację — opóźnienie zależne od bieżącego obciążenia pracowników administracyjnych.
Ryzyko pominięcia przy dużej skali
Przy dużej liczbie zamykanych zleceń dziennie łatwo było przeoczyć adnotację o konieczności powrotu — co generowało straty wizerunkowe i operacyjne dla firmy.
Skala problemu rośnie proporcjonalnie do liczby zleceń. Im więcej zamkniętych zadań dziennie, tym więcej czasu biuro spędza na przeglądaniu dokumentacji zamiast na planowaniu kolejnych wizyt. Automatyzacja obsługi serwisu to jedyne trwałe rozwiązanie tego rodzaju wąskiego gardła operacyjnego.
Rozwiązanie: system analizuje protokół i sam tworzy zlecenie kontynuacji
Zamiast czekać aż ktoś przeczyta protokół, system robi to sam — natychmiast po zamknięciu zadania przez serwisanta. Dedykowany skrypt (Google Apps Script) działa jako inteligentny odbiornik sygnałów z Locatick — analizuje strukturę protokołu, wykrywa pole decyzyjne i jeśli warunek jest spełniony, automatycznie tworzy nowe zadanie przez Locatick API.
Skrypt obsługuje zarówno starszy format protokołów (płaski JSON), jak i nowy format z podziałem na sekcje — co oznacza że automatyzacja działa niezależnie od wersji formularza używanego przez serwisantów w terenie.
Jak działa automatyzacja protokołów serwisowych — krok po kroku
Cały przepływ od zamknięcia zadania do pojawienia się zlecenia kontynuacji w systemie trwa ułamek sekundy i nie wymaga żadnej ingerencji człowieka.
Zakończenie zadania i wypełnienie protokołu w terenie
Serwisant kończy pracę i wypełnia protokół w aplikacji mobilnej Locatick. To jedyna akcja po stronie człowieka w całym procesie — reszta przebiega automatycznie.
Locatick wysyła webhook z danymi protokołu
Natychmiast po zamknięciu zadania system wysyła webhook zawierający pełną strukturę protokołu do endpointu skryptu. Opóźnienie: milisekundy — niezależnie od pory dnia i liczby jednocześnie zamykanych zleceń.
Skrypt przeszukuje protokół w poszukiwaniu pola decyzyjnego
Google Apps Script „spłaszcza" strukturę JSON protokołu i wyszukuje konkretne pole: „Czy trzeba jechać dalej?". Obsługiwany jest zarówno stary format, jak i nowy z podziałem na sekcje.
Weryfikacja warunku — dwie ścieżki działania
Skrypt sprawdza wartość pola i reaguje odpowiednio:
Automatyczne utworzenie zlecenia kontynuacji w Locatick
Skrypt tworzy nowe zadanie przez Locatick API pod nazwą KONTYNUACJA – [Nr_Zadania] [Nazwa], kopiując adres obiektu i przypisując odpowiednią kategorię oraz właściciela. Zadanie pojawia się w systemie natychmiast — gotowe do zaplanowania przez dyspozytora.
Rezultaty — co zmieniła automatyzacja procesów serwisowych
Mierzalne efekty widoczne od pierwszego dnia działania systemu.
Czas reakcji: ułamek sekundy
Nowe zadanie kontynuacji pojawia się w systemie natychmiast po wysłaniu protokołu przez serwisanta — bez żadnego opóźnienia wynikającego z obciążenia biura. Automatyzacja obsługi serwisu działa w czasie rzeczywistym, niezależnie od liczby zamykanych zleceń.
Eliminacja ręcznej weryfikacji protokołów
Pracownicy biura nie muszą już przeglądać każdego protokołu w poszukiwaniu adnotacji serwisanta. Zajmują się wyłącznie planowaniem zadań, które system sam stworzył — co bezpośrednio podnosi efektywność całego zespołu operacyjnego.
Precyzja — opis z terenu trafia bezpośrednio do nowego zlecenia
Informacja o tym, co pozostało do zrobienia, jest kopiowana bezpośrednio z protokołu serwisanta do nowego zadania — bez przepisywania, bez pośredników, bez ryzyka zniekształcenia. Dane techniczne pozostają spójne na każdym etapie obsługi zlecenia.
Zero ryzyka pominięcia konieczności powrotu do klienta
Każdy zamknięty protokół jest analizowany przez system — bez wyjątku. Automatyzacja procesów serwisowych eliminuje ludzkie pomyłki przy przetwarzaniu dokumentacji, które przy dużej skali zleceń były realnym źródłem strat operacyjnych i wizerunkowych.
Najczęstsze pytania o automatyzację procesów serwisowych
Odpowiedzi na pytania które pojawiają się najczęściej przed decyzją o wdrożeniu automatyzacji w systemie FSM.
Czy automatyzacja działa tylko z określonym formatem protokołu? +
Nie. Skrypt obsługuje zarówno starszy format protokołów (płaski JSON z polem protocol.items), jak i nowy z podziałem na sekcje (protocol.sections). Jeśli firma aktualizuje wzór protokołu w Locatick, automatyzacja procesów serwisowych nadal działa bez konieczności ingerencji technicznej.
Co się dzieje, gdy warunek nie jest spełniony? +
Gdy pole decyzyjne ma wartość inną niż „Tak" (np. „Nie" lub brak odpowiedzi), skrypt kończy operację bez tworzenia zadania i zapisuje wpis w logach jako „Pominięto". Zapewnia to pełną audytowalność — wiadomo dokładnie które protokoły zostały przeanalizowane i z jakim wynikiem.
Czy taka automatyzacja wymaga stałego utrzymania przez programistę? +
Po wdrożeniu system działa autonomicznie. Google Apps Script jest hostowany na infrastrukturze Google i nie wymaga serwera ani stałej opieki technicznej. Zmiany konfiguracyjne (kategoria zadania, właściciel, nazwa) można wprowadzić bez wiedzy programistycznej.
Czy można zautomatyzować reakcję na inne pola protokołu? +
Tak. Logika skryptu jest konfigurowalna — możliwe jest reagowanie na dowolne pole decyzyjne w protokole Locatick. Automatyzacja obsługi serwisu może obejmować tworzenie zleceń reklamacyjnych, powiadomień do klientów lub aktualizacji statusów urządzeń na podstawie odpowiedzi serwisanta w terenie.
Jak Locatick powiadamia skrypt o zamkniętym zadaniu? +
Locatick używa mechanizmu webhook — po zamknięciu zadania system automatycznie wysyła żądanie HTTP POST z danymi protokołu na wskazany endpoint skryptu. Komunikacja jest szyfrowana, a skrypt zawiera obsługę błędów z logowaniem awaryjnym — awarie są widoczne i możliwe do szybkiego zdiagnozowania.
Automatyzuj procesy serwisowe w swoim zespole
Pokażemy jak Locatick może automatycznie obsługiwać protokoły i tworzyć zlecenia kontynuacji w Twojej firmie — bez zobowiązań, w 24h.
