Zadania cykliczne
w serwisie -
planuj automatycznie,
nie zapomnij o niczym
Ustaw zadanie cykliczne raz - Locatick automatycznie tworzy kolejne przeglądy, konserwacje i wizyty serwisowe w ustalonych odstępach czasu. Zero przypomnień, zero pominiętych klientów.
Zadania cykliczne w serwisie planują z Locatick firmy z HVAC, OZE, FM, PPOŻ i serwisu maszyn
.png)
Definicja
Zadania cykliczne w programie do serwisu to funkcja umożliwiająca automatyczne generowanie powtarzalnych zleceń serwisowych w ustalonych odstępach czasu - tygodniowych, miesięcznych, kwartalnych lub rocznych. System sam tworzy kolejne wystąpienia zadania, przypisuje je do techników i wysyła powiadomienia do klientów. Z Locatick korzysta ponad 300 firm serwisowych w Polsce z branży HVAC, OZE, Facility Management i PPOŻ, obsługując łącznie ponad milion zadań w systemie.
Dlaczego firmy serwisowe
zapominają o przeglądach?
Realizacja zleceń jednorazowych jest prosta. Problem zaczyna się przy usługach, które wracają regularnie - konserwacje, przeglądy techniczne, wizyty abonamentowe. Bez systemu to tylko kwestia czasu, zanim coś wypadnie z kalendarza.
Manualne przypominanie nie działa na skalę
Gdy masz 10 klientów, da się pamiętać o terminach. Gdy masz 50 lub 150 klientów i setki urządzeń do obsługi - żadne arkusze ani notatki nie zastąpią automatycznego planowania zadań. Jeden pominięty przegląd może kosztować utratę kontraktu.
Brak historii i bazy wykonanych prac
Bez systemu do zadań cyklicznych trudno udowodnić klientowi, że przegląd był zrealizowany, kiedy i przez kogo. Firmy tracą wiarygodność przy reklamacjach i audytach, gdy nie mogą szybko pokazać historii serwisowania urządzeń.
Różne częstotliwości, różni klienci, różni technicy
Jeden klient wymaga przeglądu co miesiąc, inny co kwartał, jeszcze inny raz w roku. Część urządzeń wymaga serwisowania co tydzień. Zarządzanie tym ręcznie - bez narzędzia do planowania - prowadzi do chaosu i błędów.
Brak dokumentacji po każdym wystąpieniu
Każdy przegląd cykliczny powinien zakończyć się protokołem serwisowym - z zakresem wykonanych prac, stanem urządzenia i podpisem serwisanta. Bez takiego dokumentu firma nie ma podstaw do rozliczenia usługi ani ochrony prawnej.
Locatick łączy zadania cykliczne z elektronicznymi protokołami serwisowymi - każde wystąpienie zadania może automatycznie generować protokół do wypełnienia przez technika w terenie. Pełna historia, zero papieru, wszystko w jednym systemie.
Jak działają zadania cykliczne
w Locatick?
Oprogramowanie do zarządzania serwisem oferuje kompletny zestaw narzędzi do planowania i realizacji powtarzalnych zleceń - od ustawienia częstotliwości po automatyczne powiadamianie klienta.
Elastyczna częstotliwość powtórzeń
Ustawiasz dowolną częstotliwość: co tydzień, co dwa tygodnie, co miesiąc, kwartalnie, co pół roku lub co rok. Możesz również wybrać konkretny dzień tygodnia i godzinę startu. Każde wystąpienie zadania tworzy się automatycznie - bez Twojego udziału.
Szablony zadań z atrybutami
Tworzysz szablon zadania cyklicznego raz - z wymaganymi polami, priorytetem i szacowanym czasem trwania wizyty. Każde kolejne wystąpienie dziedziczy te ustawienia. Poszczególne wystąpienia możesz edytować niezależnie bez zmiany całego cyklu.
Automatyczne powiadomienia SMS i e-mail
System automatycznie wysyła powiadomienia do technika i klienta przed każdym wystąpieniem zadania. Klient wie, że serwisant przyjedzie - bez telefonów i ręcznych przypomnień. .
Realizacja i historia w bazie urządzeń
Każde zakończone wystąpienie zadania cyklicznego trafia do historii urządzenia i obiektu. Masz pełny wgląd w to, co było zrobione, przez kogo i kiedy. Realizacja zadań jest dokumentowana na bieżąco - także przez technika w aplikacji mobilnej.
Jak skonfigurować
zadanie cykliczne
w Locatick?
Utworzenie powtarzalnego zadania zajmuje kilka minut. Cykl uruchamia się automatycznie - Ty ustalasz reguły, system realizuje planowanie.
Utwórz nowe zadanie i zaznacz "Cykliczne"
Masz dwie drogi: możesz od razu tworzyć zadanie jako cykliczne, albo przekształcić istniejące zwykłe zadanie w cykliczne. W obu przypadkach uzupełniasz dane: nazwa, klient, lokalizacja, przypisany technik - i zaznaczasz opcję "Zadanie cykliczne".
Ustaw częstotliwość i datę startu
Wybierasz częstotliwość powtórzeń: tydzień, dwa tygodnie, miesiąc, kwartał, pół roku lub rok. Ustawiasz datę pierwszego wystąpienia i opcjonalnie termin zakończenia cyklu. Możesz też wybrać konkretny dzień tygodnia i godzinę realizacji.
Dodaj checklistę i atrybuty
Uzupełniasz pola formularza zadania - wymagane informacje, które technik musi wypełnić przy każdej wizycie. Możesz też dołączyć szablon protokołu serwisowego, który otworzy się automatycznie po przybyciu na miejsce. Ustawiasz priorytet i szacowany czas trwania.
Skonfiguruj powiadomienia
Ustalasz, kiedy system ma wysyłać przypomnienia - dla technika i klienta. SMS lub e-mail, np. 3 dni przed terminem. Każde wystąpienie zadania cyklicznego wyzwala powiadomienie automatycznie - bez ręcznego wysyłania.
Aktywuj - reszta dzieje się sama
Zapisujesz i aktywujesz cykl. Locatick automatycznie tworzy kolejne zadania w kalendarzu, przypisuje je do technika i monitoruje realizację. Możesz edytować pojedyncze wystąpienie lub cały cykl w dowolnym momencie.
Dla jakich branż sprawdzają się
zadania cykliczne w serwisie?
Funkcja jest zaprojektowana dla firm, które realizują regularne usługi techniczne u swoich klientów - niezależnie od branży i skali działania.
HVAC - klimatyzacja i wentylacja
Przeglądy klimatyzatorów, wymiana filtrów, konserwacja central wentylacyjnych. Zadania cykliczne eliminują ryzyko pominięcia obowiązkowych przeglądów technicznych wymaganych przez gwarancje i normy.
OZE - fotowoltaika i pompy ciepła
Regularne przeglądy instalacji fotowoltaicznych, serwis pomp ciepła, inspekcje magazynów energii. Cykliczne zadania zapewniają zgodność z warunkami gwarancji producenta i wymaganiami ubezpieczeniowymi.
Facility Management
Konserwacje budynków, przeglądy wind, inspekcje instalacji elektrycznych i hydraulicznych. FM wymaga ścisłego planowania dziesiątek regularnych prac - system zadań cyklicznych zastępuje arkusze i harmonogramy papierowe.
PPOŻ - ochrona przeciwpożarowa
Serwis gaśnic, kontrole systemów tryskaczowych, przeglądy central alarmowych. Zadania cykliczne w branży PPOŻ są obowiązkowe prawnie - ich pominięciem grożą kary i konsekwencje prawne. System przypomni sam.
Serwis maszyn i linii produkcyjnych
Przeglądy maszyn przemysłowych, wymiana płynów eksploatacyjnych, konserwacje robotów i linii montażowych. Każde urządzenie ma swoją częstotliwość serwisowania - Locatick zarządza wszystkimi cyklami w jednym miejscu.
Serwis urządzeń medycznych i laboratoryjnych
Kalibracje urządzeń, przeglądy sprzętu medycznego, konserwacje autoklawów. Dziedziny wymagające ścisłej dokumentacji i regularnych, powtarzalnych przeglądów technicznych ze spełnionymi normami ISO i regulacjami UDT.
Co mówią firmy, które
wdrożyły Locatick
Przed Locatick mieliśmy Excela i przypomnienia w telefonie. Teraz system sam tworzy zlecenia przeglądowe i wysyła SMS do klientów. Zero zapomnianych terminów od ponad roku.
Obsługujemy 200+ obiektów z ponad 800 urządzeniami wymagającymi cyklicznych przeglądów. Locatick to jedyne narzędzie, które dało nam pełną kontrolę nad harmonogramem serwisowania.
Wdrożenie zajęło 2 tygodnie. Już w pierwszym miesiącu zaoszczędziliśmy kilkadziesiąt godzin na planowaniu. Klienci chwalą, że dostają potwierdzenia wizyty z wyprzedzeniem.
Mamy urządzenia z przeglądami co 3, 6 i 12 miesięcy u kilkudziesięciu klientów. Locatick ogarnia to wszystko automatycznie - my widzimy tylko to, co jest na dziś i na ten tydzień.
Protokoły po każdym przeglądzie generują się z szablonu w systemie. Technik wypełnia na telefonie, klient dostaje PDF. Oszczędzamy czas i mamy porządną dokumentację do audytów.
Mieliśmy problem z udowodnieniem klientowi, że przegląd był zrobiony. Od kiedy używamy Locatick - każde zadanie cykliczne ma historię, protokół i podpis technika. Zero sporów.
Często zadawane pytania
o zadania cykliczne
Nie znalazłeś odpowiedzi? Napisz do nas lub zamów demo.
Zapomnij o przeglądach,
które wypadają z harmonogramu
Ustaw zadania cykliczne raz - Locatick zadba o resztę. Ponad 300 firm serwisowych z HVAC, OZE, FM i PPOŻ planuje przeglądy automatycznie.
