Automatyzacje Locatick dla firm serwisowych
Rozwiązania z realnych wdrożeń - od zgłoszeń z maila po faktury w ERP. Przy każdej automatyzacji pokazujemy problem, przepływ danych krok po kroku i efekt.
15automatyzacji z realnych wdrożeń
16narzędzi w przepływach
5obszarów: zgłoszenia, CRM, faktury, kalendarz, dane
Pipedrive ↔ Locatick
Automatyczne zlecenia z Pipedrive do Locatick
Gdy deal w Pipedrive osiąga etap montażu, Make zakłada w Locatick zlecenie z pełną strukturą klienta i urządzenia, a po pracach numer seryjny, data i PDF protokołu wracają do deala.
OZE - montaż pomp ciepła
Protokół → Zlecenie
Automatyczna analiza protokołów → zlecenie kontynuacji w systemie
Po zamknięciu zlecenia skrypt czyta protokół i - jeśli serwisant zaznaczył potrzebę dalszych prac - sam zakłada zlecenie kontynuacji z opisem z terenu.
Elektroenergetyka i usługi techniczne
Mail → Zlecenie
Automatyczny parser zgłoszeń mailowych → zadanie w systemie
Skrypt rozpoznaje format maila z trzech systemów zewnętrznych, znajduje obiekt w Locatick i zakłada zadanie, a po zamknięciu prac odsyła informację do systemu klienta.
Serwis techniczny i Facility Management
Protokół → Zlecenie serwisowe
Automatyczne tworzenie zleceń serwisowych kontynuacji przez n8n
n8n czyta protokół po zamknięciu zlecenia i tworzy zlecenie kontynuacji z adresem, kategorią i wytycznymi z terenu - gotowe do zaplanowania przez dyspozytora.
Elektroenergetyka i usługi techniczne
Zlecenie → Kalendarz Google
Automatyczne planowanie zleceń serwisowych w Kalendarzu Google
Każde zlecenie z Locatick trafia do wspólnego Kalendarza Google - n8n aktualizuje istniejące wpisy, tworzy nowe i koloruje je według statusu.
Elektroenergetyka i usługi techniczne
Zlecenie → Faktura
Automatyczne fakturowanie zleceń serwisowych - Locatick → Symfonia ERP
Zatwierdzony protokół uruchamia n8n, który weryfikuje kontrahenta po NIP, przelicza pozycje według cennika i tworzy w Symfonii szkic faktury z numerem zlecenia.
Firma serwisowa z serwisantami w terenie
BaseLinker → Locatick
Automatyzacja serwisu cyklicznego - import urządzeń z e-commerce
Cotygodniowy import zamówień z BaseLinkera zakłada w Locatick klientów, obiekty i urządzenia z tagiem interwału serwisowego - sprzedane urządzenia nie wypadają z przeglądów.
Dystrybucja urządzeń filtrujących (e-commerce)
Formularz → Oferta PDF
Automatyzacja procesu ofertowania - profesjonalny PDF w 3 sekundy
Technik wypełnia formularz w aplikacji, a skrypt wycenia pozycje z cennika, generuje ofertę PDF z firmowego szablonu i dopisuje ją do rejestru w Google Sheets.
Wzorcowanie i serwis urządzeń pomiarowych
Email + OCR → Locatick
Automatyzacja obsługi zgłoszeń serwisowych - z maila do zlecenia w 90 sekund
Skrypt monitoruje skrzynkę, odczytuje OCR-em zlecenie partnera z PDF i przez Locatick API zakłada zadanie z urządzeniem, obiektem i oryginalnym dokumentem.
Serwis urządzeń gastronomicznych
Locatick ↔ Nuvolo
Dwukierunkowa integracja API z systemem Nuvolo
Statusy, komentarze, załączniki i karty pracy z Locatick trafiają do Nuvolo w czasie rzeczywistym, a zmiany z Nuvolo wracają do Locatick - z kolejką ponowień i mapowaniem statusów.
Serwis techniczny stacji paliw
FTP / CSV → Locatick
Automatyczny import danych przez FTP - magazyn, urządzenia, obiekty
Cykliczny import CSV z konta FTP aktualizuje w Locatick stany magazynowe, zadania, urządzenia, obiekty, klientów i certyfikaty, a po każdym przebiegu przychodzi mail z podsumowaniem.
Serwis techniczny stacji paliw
Formularz WWW → Zlecenie
Formularz zgłoszeniowy na stronie WWW → zadanie w systemie
Formularz osadzony na stronie firmy tworzy zadanie w Locatick we właściwej kategorii i z kompletem wymaganych danych - bez telefonów i przepisywania.
Instalacje i serwis techniczny 24h
Raporty → Rozliczenie
Zbiorczy raport rozliczeniowy serwisu w Excel Power Query
Skrypt Power Query łączy cztery eksporty z Locatick w jeden raport rozliczeniowy i rozdziela czas pracy na naprawę, dojazd i powrót - bez programowania i bez API.
Instalacje i serwis techniczny 24h
W realizacji
Pipedrive → Zamówienie
Automatyczny dobór produktu i zamówienie u dostawcy (e-procurement)
System dobiera jeden, najtańszy poprawny technicznie produkt z katalogów zaakceptowanych dostawców, zapisuje wynik w Pipedrive i przygotowuje zamówienie. Wdrożenie prowadzone etapami.
OZE - technika grzewcza (rynek niemiecki)
Dokumentacja → OneDrive
Automatyczna archiwizacja dokumentacji projektowej na OneDrive
Osobny scenariusz Make porządkuje dokumentację projektów i archiwizuje ją na OneDrive w jednolitej strukturze folderów - bez ręcznej pracy.
OZE - technika grzewcza (rynek niemiecki)
Nie mamy jeszcze takiej automatyzacji na liście
Opisz nam proces - sprawdzimy, jak go zautomatyzować w Locatick.
Sprawdź, z czym się łączymy
Locatick współpracuje z CRM, ERP, pocztą, kalendarzem i systemami klientów. Przy każdym narzędziu opisujemy, jak działa integracja i gdzie już pracuje.
Automatyczne zlecenia z Pipedrive do Locatick
Gdy deal w Pipedrive osiąga etap montażu, Make zakłada w Locatick zlecenie z pełną strukturą klienta i urządzenia, a po pracach numer seryjny, data i PDF protokołu wracają do deala.
Jaki problem rozwiązuje
- Ręczne przepisywanie danych z CRM do systemu serwisowego zajmuje 15-20 minut na zlecenie
- Handlowcy nie widzą postępu montażu i dzwonią do serwisu
- Ponad 20 parametrów technicznych przepisywanych ręcznie, z błędami
Jak działa
- 1Deal przechodzi na etap „Do montażu” w Pipedrive
- 2Make sprawdza kompletność danych
- 3W Locatick powstaje struktura: klient → obiekt → kontakt → urządzenie → zlecenie
- 4Do Pipedrive wraca ID i link do zlecenia
- 5Po pracach numer seryjny, data i PDF protokołu trafiają do deala
Efekt
15-20 minmniej pracy biura na zlecenie
20+parametrów technicznych bez przepisywania
100%spójności danych między systemami
Narzędzia w tym przepływie
Podobne automatyzacje
Automatyczna analiza protokołów → zlecenie kontynuacji w systemie
Po zamknięciu zlecenia skrypt czyta protokół i - jeśli serwisant zaznaczył potrzebę dalszych prac - sam zakłada zlecenie kontynuacji z opisem z terenu.
Jaki problem rozwiązuje
- Biuro ręcznie przegląda każdy protokół w poszukiwaniu notatek o dalszych pracach
- Zlecenia kontynuacji powstają z opóźnieniem zależnym od obciążenia biura
- Przy dużej liczbie zleceń łatwo przeoczyć powrót do klienta
Jak działa
- 1Serwisant zamyka zadanie i wypełnia protokół w aplikacji
- 2Webhook wysyła dane protokołu do Google Apps Script
- 3Skrypt szuka pola decyzyjnego - w starym i nowym formacie protokołu
- 4Przy „Tak” pobiera opis pozostałych prac, przy „Nie” zapisuje „Pominięto”
- 5Przez Locatick API powstaje zadanie „KONTYNUACJA - [nr] [nazwa]” z adresem, kategorią i właścicielem
Efekt
~0 sczas reakcji systemu
0ręcznych weryfikacji
100%wykrywalności przypadków
Narzędzia w tym przepływie
Podobne automatyzacje
Automatyczny parser zgłoszeń mailowych → zadanie w systemie
Skrypt rozpoznaje format maila z trzech systemów zewnętrznych, znajduje obiekt w Locatick i zakłada zadanie, a po zamknięciu prac odsyła informację do systemu klienta.
Jaki problem rozwiązuje
- Zgłoszenia z trzech systemów w trzech różnych formatach maili
- Ręczne dopasowywanie obiektów, z ryzykiem pomyłki
- Brak zamkniętej pętli - system zleceniodawcy nie wie o wykonaniu prac
- Loga ze stopek maili zaśmiecają dokumentację zadań
Jak działa
- 1Mail trafia na dedykowaną skrzynkę Gmail
- 2Skrypt rozpoznaje format i wyciąga dane zgłoszenia
- 3Obiekt jest wyszukiwany w Locatick przez API
- 4Załączniki poniżej 15 KB są odfiltrowywane
- 5Zamknięcie zadania odsyła informację do systemu klienta
Efekt
~0 sod maila do zadania
3 → 1systemy w jednym przepływie
100%precyzji numerów obiektów
Narzędzia w tym przepływie
Podobne automatyzacje
Automatyczne tworzenie zleceń serwisowych kontynuacji przez n8n
n8n czyta protokół po zamknięciu zlecenia i tworzy zlecenie kontynuacji z adresem, kategorią i wytycznymi z terenu - gotowe do zaplanowania przez dyspozytora.
Jaki problem rozwiązuje
- Ręczne czytanie każdego protokołu przez biuro
- Zlecenia kontynuacji z opóźnieniem zależnym od obciążenia biura
- Ryzyko przeoczenia adnotacji o powrocie do klienta
- Godziny pracy administracyjnej na weryfikację
Jak działa
- 1Serwisant wypełnia protokół z polem decyzyjnym
- 2Webhook przekazuje dane do n8n
- 3Węzeł Code przeszukuje protokół - format płaski i z sekcjami
- 4Przy „Tak” n8n pobiera opis pozostałych prac
- 5Przez Locatick API powstaje zlecenie kontynuacji, a status trafia do logu w Google Sheets
Efekt
~0 sod protokołu do zlecenia
0ręcznych weryfikacji
100%wykrywalności przypadków
Narzędzia w tym przepływie
Podobne automatyzacje
Automatyczne planowanie zleceń serwisowych w Kalendarzu Google
Każde zlecenie z Locatick trafia do wspólnego Kalendarza Google - n8n aktualizuje istniejące wpisy, tworzy nowe i koloruje je według statusu.
Jaki problem rozwiązuje
- Ręczne przepisywanie zleceń do kalendarza
- Zmiany terminów nie docierały do kalendarza na czas
- Brak podglądu statusu zleceń w kalendarzu
Jak działa
- 1Nowe lub zmienione zlecenie w Locatick
- 2Webhook uruchamia scenariusz n8n
- 3n8n szuka wpisu po unikalnym ID zadania
- 4Aktualizacja istniejącego wpisu albo utworzenie nowego
- 5Wpis w kalendarzu w kolorze statusu
Efekt
100%spójności danych
0ręcznych aktualizacji
24/7synchronizacja online
Narzędzia w tym przepływie
Podobne automatyzacje
Automatyczne fakturowanie zleceń serwisowych - Locatick → Symfonia ERP
Zatwierdzony protokół uruchamia n8n, który weryfikuje kontrahenta po NIP, przelicza pozycje według cennika i tworzy w Symfonii szkic faktury z numerem zlecenia.
Jaki problem rozwiązuje
- Ręczne przepisywanie usług, robocizny i materiałów do ERP
- Literówki, złe ilości i ceny - korekty faktur
- Faktury powstają kilka dni po pracach, płatności się opóźniają
- Brak powiązania zlecenia z dokumentem w Symfonii
Jak działa
- 1Kierownik zatwierdza protokół - jedyna ręczna czynność
- 2n8n odbiera dane zlecenia przez webhook
- 3Kontrahent sprawdzany w Symfonii po NIP, a gdy go nie ma - zakładany
- 4Dojazdy, robocizna i materiały agregowane według cennika
- 5Szkic dokumentu sprzedaży z numerem zlecenia i linkiem do protokołu
Efekt
0 dnifaktura w dniu prac
0błędów w danych
100%śledzenia zleceń
Narzędzia w tym przepływie
Podobne automatyzacje
Automatyzacja serwisu cyklicznego - import urządzeń z e-commerce
Cotygodniowy import zamówień z BaseLinkera zakłada w Locatick klientów, obiekty i urządzenia z tagiem interwału serwisowego - sprzedane urządzenia nie wypadają z przeglądów.
Jaki problem rozwiązuje
- Ręczne przepisywanie zamówień z BaseLinkera
- Błędy: zła data instalacji, pomylony numer seryjny, brak interwału
- Pominięty serwis oznacza niezadowolonego klienta
- Ręczny proces nie nadąża za wzrostem sprzedaży
Jak działa
- 1Raz w tygodniu eksport CSV zamówień z BaseLinkera
- 2Mapowanie: klient, adres instalacji jako obiekt, model urządzenia
- 3Deduplikacja klientów po danych kontaktowych
- 4Tag interwału 3, 6 lub 12 miesięcy według kategorii produktu
- 5Grupy obiektów do filtrowania na mapie i planowania tras
Efekt
50%+oszczędności czasu biura
0utraconych serwisów po wdrożeniu
100%pokrycia bazy sprzedanych urządzeń
Narzędzia w tym przepływie
Podobne automatyzacje
Automatyzacja procesu ofertowania - profesjonalny PDF w 3 sekundy
Technik wypełnia formularz w aplikacji, a skrypt wycenia pozycje z cennika, generuje ofertę PDF z firmowego szablonu i dopisuje ją do rejestru w Google Sheets.
Jaki problem rozwiązuje
- Ręczne przygotowanie oferty zajmuje 15-20 minut
- Błędy przy ręcznym sumowaniu pozycji
- Oferty w folderach pracowników, bez wspólnego rejestru
Jak działa
- 1Technik wypełnia formularz w aplikacji Locatick
- 2Webhook przekazuje dane do Google Apps Script
- 3Skrypt przypisuje ceny z cennika i liczy sumę netto
- 4Kopia szablonu Google Docs z podmienionymi zmiennymi
- 5PDF i nowy wiersz w rejestrze ofert w Google Sheets
Efekt
3 szamiast 15-20 minut na ofertę
0błędów w sumach
100%ofert w centralnym rejestrze
Narzędzia w tym przepływie
Podobne automatyzacje
Automatyzacja obsługi zgłoszeń serwisowych - z maila do zlecenia w 90 sekund
Skrypt monitoruje skrzynkę, odczytuje OCR-em zlecenie partnera z PDF i przez Locatick API zakłada zadanie z urządzeniem, obiektem i oryginalnym dokumentem.
Jaki problem rozwiązuje
- Ręczne przepisywanie numerów seryjnych, adresów i opisów z PDF
- Błędny numer seryjny = brak historii urządzenia albo zły klient
- Od maila do zlecenia mijają godziny, co zagraża terminom SLA
Jak działa
- 1Skrypt wykrywa mail z załączonym PDF
- 2OCR odczytuje numer zlecenia, numer seryjny, adres i opis
- 3Przez Locatick API dopasowane zostają urządzenie, obiekt i technik
- 4Zadanie w kategorii SERWIS z oryginalnym PDF
- 5Mail oznaczony i przeniesiony pod etykietę w Gmailu
Efekt
90 smaksymalnie od maila do zlecenia
100%dokładności numerów seryjnych i adresów
0ręcznych kroków dyspozytora
Narzędzia w tym przepływie
Podobne automatyzacje
Dwukierunkowa integracja API z systemem Nuvolo
Statusy, komentarze, załączniki i karty pracy z Locatick trafiają do Nuvolo w czasie rzeczywistym, a zmiany z Nuvolo wracają do Locatick - z kolejką ponowień i mapowaniem statusów.
Jaki problem rozwiązuje
- Statusy przenoszone ręcznie między systemami
- Dokumentacja prowadzona w dwóch miejscach
- Różne słowniki statusów i priorytetów
- Brak API do pobierania zmian po stronie Nuvolo
Jak działa
- 1Technik aktualizuje zlecenie w Locatick
- 2Webhook przekazuje zdarzenie do kolejki
- 3Status i priorytet są tłumaczone na słownik Nuvolo
- 4Zmiany z Nuvolo wracają do Locatick
- 5Nieudana synchronizacja nie przechodzi po cichu - 3 próby i alert
Efekt
2kierunki synchronizacji
4typy danych wysyłane do Nuvolo
3próby ponowienia przy błędzie
Narzędzia w tym przepływie
Podobne automatyzacje
Automatyczny import danych przez FTP - magazyn, urządzenia, obiekty
Cykliczny import CSV z konta FTP aktualizuje w Locatick stany magazynowe, zadania, urządzenia, obiekty, klientów i certyfikaty, a po każdym przebiegu przychodzi mail z podsumowaniem.
Jaki problem rozwiązuje
- Nieaktualne stany magazynowe części
- Ręczne importy zabierają czas
- Wiele typów danych do aktualizacji naraz
- Brak potwierdzenia, że aktualizacja się udała
Jak działa
- 1Plik CSV trafia na konto FTP
- 2Import uruchamia się cyklicznie
- 3Dane trafiają do właściwych rekordów
- 4Sześć typów danych w jednym przebiegu
- 5Mail z podsumowaniem importu
Efekt
6typów danych w jednym imporcie
1mail z podsumowaniem po imporcie
0ręcznych wgrań plików
Narzędzia w tym przepływie
Podobne automatyzacje
Formularz zgłoszeniowy na stronie WWW → zadanie w systemie
Formularz osadzony na stronie firmy tworzy zadanie w Locatick we właściwej kategorii i z kompletem wymaganych danych - bez telefonów i przepisywania.
Jaki problem rozwiązuje
- Zgłoszenia przychodzą różnymi kanałami
- Niekompletne dane na starcie, dopytywanie klienta
- Ręczne zakładanie zadań przez biuro
Jak działa
- 1Klient wypełnia formularz na stronie
- 2Formularz pilnuje wymaganych pól
- 3Zadanie powstaje automatycznie we właściwej kategorii
- 4Dyspozytor planuje realizację
- 5Zgłoszenie trafia do aplikacji mobilnej serwisanta
Efekt
0ręcznego przepisywania zgłoszeń
2 → 1kanały zgłoszeń, jedna lista zadań
24/7przyjmowanie zgłoszeń przez stronę
Narzędzia w tym przepływie
Podobne automatyzacje
Zbiorczy raport rozliczeniowy serwisu w Excel Power Query
Skrypt Power Query łączy cztery eksporty z Locatick w jeden raport rozliczeniowy i rozdziela czas pracy na naprawę, dojazd i powrót - bez programowania i bez API.
Jaki problem rozwiązuje
- Cztery osobne eksporty do ręcznego łączenia
- Ręczne przeliczanie godzin pracy
- Pojazdy rozliczane poza zadaniem
- Urlopy zapisane w innym formacie
Jak działa
- 1Pobranie raportów z Locatick
- 2Podmiana plików źródłowych
- 3Czas pracy liczony z godzin start/stop
- 4Pojazdy i urlopy w jednej tabeli
- 5Odświeżenie i gotowe zestawienie
Efekt
4 → 1eksporty w jeden raport
3składowe czasu: naprawa, dojazd, powrót
0webhooków i integracji API
Narzędzia w tym przepływie
Podobne automatyzacje
Automatyczny dobór produktu i zamówienie u dostawcy (e-procurement)
System dobiera jeden, najtańszy poprawny technicznie produkt z katalogów zaakceptowanych dostawców, zapisuje wynik w Pipedrive i przygotowuje zamówienie. Wdrożenie prowadzone etapami.
Jaki problem rozwiązuje
- Setki pozycji w cennikach kilkunastu dostawców
- Twarde wymagania kontraktowe co do specyfikacji produktu
- Wymaganie jest zapisane w CRM, a decyzja zapada poza nim
Jak działa
- 1Katalogi dostawców trafiają do bazy produktów
- 2Parametry projektu pobierane z Pipedrive
- 3Dopasowanie techniczne na twardych filtrach
- 4Jedna rekomendacja zapisana w dealu
- 5Automatyczne zamówienie u dostawcy - etap docelowy
Efekt
8-10zaakceptowanych dostawców w bazie
1rekomendacja zamiast listy TOP 3
3etapy: dobór, zapis, zamówienie
Podobne automatyzacje
Automatyczna archiwizacja dokumentacji projektowej na OneDrive
Osobny scenariusz Make porządkuje dokumentację projektów i archiwizuje ją na OneDrive w jednolitej strukturze folderów - bez ręcznej pracy.
Jaki problem rozwiązuje
- Pliki projektu rozproszone w wielu miejscach
- Ręczne przenoszenie i nadawanie nazw
- Trudne odtworzenie historii projektu
Jak działa
- 1Zdarzenie uruchamia scenariusz Make
- 2Make zbiera dokumenty ze źródła
- 3Folder projektu jest odnajdywany albo tworzony
- 4Plik trafia na miejsce z jednolitą nazwą
- 5Uporządkowane archiwum projektu
Efekt
0ręcznych kroków przy archiwizacji
1miejsce na dokumentację projektu
4tory automatyzacji w przykładowym wdrożeniu
