Automatyzacja procesu ofertowania – oferta PDF w 3 sekundy z Locatick i Google Apps Script
19 maja 2026
Automatyzacja obsługi zgłoszeń serwisowych to proces, w którym system samodzielnie odbiera wiadomości e-mail od partnerów lub klientów, odczytuje dane ze załączonych dokumentów PDF przez OCR, identyfikuje właściwe urządzenie i obiekt w bazie, a następnie tworzy gotowe zlecenie serwisowe w Locatick - bez udziału dyspozytora.
Mail wpada na skrzynkę. Jest w nim PDF ze zleceniem serwisowym od partnera - numer seryjny urządzenia, adres instalacji, opis usterki. 90 sekund później to samo zlecenie jest już w Locatick: przypisane do właściwego technika, z oryginalnym PDF w załączniku, gotowe do realizacji. Nikt niczego nie przepisywał.
W serwisach obsługujących urządzenia zewnętrznych producentów lub sieci partnerskich ten scenariusz powtarza się dziesiątki razy dziennie. Każdy mail wymaga otwarcia, przeczytania PDF, przepisania numeru seryjnego, znalezienia klienta w bazie i założenia zlecenia. Łatwo się pomylić w numerze S/N - i wtedy technik jedzie na obiekt z błędnymi danymi albo w ogóle nie jedzie, bo zlecenie zaginęło w kolejce. Poniższe wdrożenie eliminuje ten problem całkowicie.
Problem: każde zgłoszenie od partnera to ręczna praca przy danych
Firmy serwisowe realizujące zlecenia w imieniu zewnętrznych producentów lub dystrybutorów zmagają się z identycznym zestawem problemów:
Ręczne przepisywanie danych z PDF
Dyspozytor otwiera mail, pobiera PDF, przepisuje numer seryjny urządzenia, adres instalacji i opis usterki do systemu. Przy kilkudziesięciu zgłoszeniach dziennie to praca na kilka godzin - wykonywana przez wykwalifikowanego pracownika, bez żadnej wartości dodanej.
Błędy w numerach seryjnych
Numer S/N urządzenia to ciąg znaków, który łatwo przekręcić przy ręcznym przepisywaniu. Błędny numer oznacza, że system nie znajdzie właściwego urządzenia w bazie - technik jedzie bez historii serwisowej, a zlecenie trafia do złego klienta lub w ogóle nie trafia.
Opóźnienie w przekazaniu zlecenia
Między wpłynięciem maila a założeniem zlecenia w systemie mija od kilkudziesięciu minut do kilku godzin - zależnie od obciążenia biura i godziny wpływu. W tym czasie technik nie wie o zleceniu, a SLA wobec partnera jest narażone na przekroczenie.
Rozwiązanie: skrypt monitoruje skrzynkę i sam zakłada zlecenie
Dedykowany skrypt automatyzujący działa w tle jako bezobsługowy robot. Monitoruje dedykowaną skrzynkę e-mail, rozpoznaje przychodzące zlecenia od partnerów, odczytuje PDF przez OCR i tworzy kompletne zadanie w Locatick - w 4 fazach, bez żadnego udziału człowieka.
Jak działa automatyzacja krok po kroku
Skrypt wykrywa nowy mail z załącznikiem PDF
Robot monitoruje dedykowaną skrzynkę zgłoszeń (np. zgloszenia@firma.pl) w trybie ciągłym. W momencie wpłynięcia wiadomości z załącznikiem PDF system natychmiast go identyfikuje i przystępuje do analizy - niezależnie od pory dnia i obciążenia biura.
OCR odczytuje kluczowe dane z dokumentu
Algorytm OCR cyfrowo "czyta" zawartość PDF i wyciąga kluczowe metadane: numer zlecenia od partnera, numer seryjny urządzenia (S/N), dane adresowe miejsca instalacji oraz pełną treść zgłoszenia - opis usterki i zakres prac. Dane są wyciągane ze 100% dokładnością, bez ryzyka literówki w numerze S/N.
Inteligentne mapowanie zasobów przez API Locatick
Skrypt wysyła zapytania do API Locatick i na podstawie odczytanych danych automatycznie identyfikuje trzy elementy: właściwego technika (na podstawie historii przekierowania lub rejonu), konkretne urządzenie (parując unikalny numer seryjny z bazą) oraz obiekt docelowy (identyfikując restaurację, hotel lub punkt na podstawie adresu z PDF).
Automatyczne utworzenie zlecenia z pełną dokumentacją
System tworzy nowe zadanie serwisowe w Locatick z kategorią SERWIS i tagiem "Zgłoszenie mailowe". W opisie ląduje kompletna struktura zlecenia od partnera - łącznie z wielolinijkowymi procedurami serwisowymi. Oryginalny PDF zostaje fizycznie załączony do zadania, dzięki czemu technik ma do niego dostęp na smartfonie w terenie.
Archiwizacja maila i czyszczenie skrzynki
Po pomyślnym utworzeniu zlecenia przetworzona wiadomość w Gmailu zostaje automatycznie oznaczona jako przeczytana i przeniesiona pod dedykowaną etykietę (np. "Przetworzone - Locatick"). Skrzynka odbiorcza pozostaje czysta, a każde zlecenie jest możliwe do prześledzenia wstecz przez archiwum maili.
Efekty wdrożenia
Automatyzacja obsługi zgłoszeń serwisowych - co warto wiedzieć
Firmy serwisowe realizujące zlecenia w modelu partnerskim (autoryzowany serwis producenta, sieć serwisowa dystrybutora) mają szczególną potrzebę automatyzacji przyjmowania zgłoszeń - bo źródłem zleceń jest system zewnętrzny, nie własny CRM.
Na czym polega automatyzacja obsługi zgłoszeń serwisowych przez e-mail?
Automatyzacja obsługi zgłoszeń przez e-mail polega na zastąpieniu ręcznego procesu "odbierz mail - otwórz PDF - przepisz dane - załóż zlecenie" przez skrypt działający w tle. Skrypt monitoruje dedykowaną skrzynkę e-mail, wykrywa wiadomości z załącznikami zawierającymi zlecenia serwisowe, odczytuje ich zawartość przez OCR i automatycznie tworzy zadania w systemie FSM (np. Locatick). Cały łańcuch zdarzeń - od wpłynięcia maila do pojawienia się zlecenia na tablicy dyspozytora - trwa 60-90 sekund i nie wymaga żadnego udziału człowieka. Jest to szczególnie wartościowe dla firm obsługujących wiele zgłoszeń dziennie od różnych partnerów, gdzie każde zgłoszenie ma inny format dokumentu.
Jak OCR rozpoznaje dane z różnych formatów PDF?
OCR (Optical Character Recognition) to technologia konwertująca tekst zawarty w pliku PDF lub zeskanowanym obrazie na dane możliwe do przetworzenia przez oprogramowanie. W kontekście automatyzacji zgłoszeń serwisowych kluczowe jest to, że skrypt nie szuka danych w stałych miejscach pliku - zamiast tego analizuje całą zawartość dokumentu i wyciąga pola na podstawie wzorców (np. "numer seryjny:", "S/N:", "adres instalacji:"). Dzięki temu automatyzacja działa poprawnie nawet gdy partner zmieni układ swojego dokumentu PDF - co jest częstym problemem przy ręcznym mapowaniu szablonów. Dobre wdrożenie OCR obsługuje zarówno natywne PDF (tekst cyfrowy) jak i skany (obraz), choć te drugie wymagają silniejszego silnika rozpoznawania.
Jak skrypt automatycznie identyfikuje właściwe urządzenie i technika?
Identyfikacja zasobów odbywa się przez zapytania do API Locatick. Po odczytaniu numeru seryjnego z PDF skrypt wysyła zapytanie do bazy urządzeń Locatick i paruje S/N z istniejącą kartoteką urządzenia - co automatycznie daje dostęp do historii serwisowej, danych obiektu i klienta. Identyfikacja technika może opierać się na kilku logikach: przypisaniu do rejonu geograficznego wynikającego z adresu instalacji, historii przekierowania danego partnerskiego maila (zawsze ten sam technik dla danego producenta) lub dostępności w kalendarzu. Wybór logiki zależy od specyfiki firmy i jest konfigurowany jednorazowo przy wdrożeniu.
Czy automatyzacja działa dla zgłoszeń od różnych partnerów jednocześnie?
Tak - architektura oparta na dedykowanej skrzynce e-mail i OCR jest z natury agnostyczna wobec źródła zgłoszenia. Skrypt rozpoznaje format zlecenia na podstawie treści dokumentu, a nie na podstawie tego, kto go wysłał. Oznacza to, że ta sama automatyzacja obsługuje zlecenia od wielu różnych producentów lub sieci partnerskich jednocześnie - każde z innym formatem PDF, innymi polami i inną strukturą danych. Jeśli do skrzynki trafi dokument o nieznanym formacie, skrypt może go oznaczyć do ręcznej weryfikacji zamiast tworzyć zlecenie z niekompletnymi danymi.
Jakie korzyści daje załączanie oryginalnego PDF do zlecenia w Locatick?
Oryginalny dokument od partnera (producenta lub dystrybutora) często zawiera informacje, których nie da się w pełni ustrukturyzować w polach zlecenia - szczegółowe procedury serwisowe, wymagania gwarancyjne, kody błędów specyficzne dla danego modelu urządzenia. Technik mający dostęp do oryginalnego PDF bezpośrednio w aplikacji mobilnej Locatick nie musi dzwonić do biura po szczegóły ani szukać dokumentu w skrzynce mailowej. Cała dokumentacja jest w jednym miejscu - zleceniu w systemie - dostępna w terenie, offline i w historii serwisowej urządzenia na przyszłość.
Dla jakich branż serwisowych ta automatyzacja jest najbardziej wartościowa?
Automatyzacja przyjmowania zgłoszeń e-mail z OCR jest najbardziej wartościowa dla firm działających w modelu autoryzowanego serwisu lub sieci partnerskiej - gdzie zlecenia przychodzą regularnie od zewnętrznych producentów w standaryzowanych formatach. Dotyczy to w szczególności: serwisu urządzeń gastronomicznych (zmywarki, piece, ekspresy - producenci jak Winterhalter, Rational, Meiko), serwisu urządzeń chłodniczych i klimatyzacyjnych, obsługi sieci hotelowych i restauracyjnych, serwisu urządzeń medycznych i laboratoryjnych oraz autoryzowanych serwisów AGD. Wspólnym mianownikiem jest wysoki wolumen powtarzalnych zgłoszeń w podobnym formacie, gdzie ręczne przepisywanie danych jest stratą czasu i źródłem błędów.
Najczęściej zadawane pytania
Chcesz wdrożyć automatyczne przyjmowanie zgłoszeń e-mail? Napisz do nas
Każdy mail ze zleceniem trafia do systemu sam - w 90 sekund, bez błędów
Wdróż automatyzację obsługi zgłoszeń e-mail i uwolnij dyspozytorów od ręcznego przepisywania danych z PDF.
