+48 531 237 175
Automatyczna analiza protokołów serwisowych i generowanie zleceń kontynuacji.
12 marca 2026
Firmy świadczące usługi serwisowe dla dużych sieci technicznych — stacji paliw, obiektów przemysłowych, infrastruktury krytycznej — mierzą się z problemem, którego nie da się rozwiązać samym arkuszem kalkulacyjnym: zgłoszenia awarii spływają z kilku zewnętrznych systemów jednocześnie, każdy w innym formacie, każdy wymagający ręcznego przepisania do systemu zarządzania zleceniami.
W tym case study pokazujemy jak automatyczny parser zgłoszeń mailowych wyeliminował ręczną obsługę ticketów w firmie z branży serwisu technicznego i Facility Management — integrując skrzynkę Gmail z Locatick w obie strony. Zgłoszenie trafia do systemu w kilka sekund, a zamknięcie zlecenia automatycznie zamyka obieg informacji po stronie klienta.
Problem: chaos zgłoszeniowy z trzech systemów zewnętrznych jednocześnie
Przed wdrożeniem każde zgłoszenie awarii wymagało ręcznej interpretacji maila, identyfikacji obiektu i przepisania danych do systemu. Przy dużej sieci stacji i kilku klientach jednocześnie — to nie był problem, to był chaos.
Trzy różne formaty maili
Systemy zewnętrzne klientów sieci technicznych — każdy system klienta wysyłał zgłoszenia w innej strukturze, z innymi tagami i różnym sposobem kodowania numeru obiektu.
Błędy przy identyfikacji obiektów
Ręczne przypisanie zgłoszenia do konkretnego numeru stacji w Locatick było podatne na pomyłki — szczególnie przy dużej liczbie zgłoszeń w krótkim czasie.
Opóźnienia i „niezamknięta pętla"
Po zakończeniu prac technik zamykał zadanie w Locatick, ale klient musiał być informowany ręcznie — brak automatycznego zwrotu statusu do systemu zewnętrznego wydłużał rozliczenia.
Zaśmiecona dokumentacja
Załączniki mailowe zawierały ikony ze stopek i pliki graficzne logotypów — trafiały do dokumentacji zadania razem z istotnymi zdjęciami i raportami, zaśmiecając system.
Im więcej klientów i systemów zewnętrznych, tym bardziej problem się skaluje. Automatyzacja obsługi zgłoszeń serwisowych to jedyne rozwiązanie które działa niezależnie od liczby źródeł — parser nie męczy się przy stu mailach tak samo jak przy jednym.
Rozwiązanie: inteligentny parser mailowy z dwukierunkową integracją Locatick
Sercem systemu jest dedykowany parser (Google Apps Script) działający jako inteligentny łącznik między skrzynką Gmail a API Locatick. Parser rozpoznaje format przychodzącego zgłoszenia, wyciąga z niego kluczowe dane, identyfikuje obiekt w Locatick i tworzy zadanie — bez żadnej ingerencji człowieka. Po zakończeniu prac automatyzacja działa też w drugą stronę: zamknięcie zlecenia w Locatick automatycznie wysyła informację zwrotną do systemu klienta.
Kluczową cechą rozwiązania jest filtr wagowy załączników — pliki poniżej 15 KB (ikony stopek, logotypy) są automatycznie pomijane. Do dokumentacji zadania trafiają wyłącznie istotne pliki: zdjęcia usterek, raporty, specyfikacje techniczne.
Jak działa automatyczny parser zgłoszeń serwisowych — przepływ krok po kroku
System obsługuje dwa niezależne przepływy: przyjęcie zgłoszenia (mail → Locatick) i zamknięcie obiegu (Locatick → system klienta).
Wiadomość trafia na dedykowaną skrzynkę mailową
Systemy zewnętrzne klientów wysyłają zgłoszenia awarii na jedną, dedykowaną skrzynkę Gmail. Parser monitoruje ją i przetwarza każdy nowy mail automatycznie.
Identyfikacja formatu i wyciągnięcie danych
Parser rozpoznaje źródło zgłoszenia i stosuje odpowiednią logikę:
Identyfikacja obiektu w Locatick przez API
Na podstawie numeru stacji/obiektu wyciągniętego z maila, skrypt odpytuje Locatick API w celu znalezienia dokładnego ID i adresu obiektu. Automatyczna weryfikacja eliminuje błędy ręcznego przypisywania.
Filtr wagowy — tylko istotne załączniki trafiają do systemu
Skrypt analizuje załączniki maila i odrzuca pliki poniżej 15 KB (ikony, logotypy ze stopki). Do zadania dołączane są wyłącznie rzeczywiste dokumenty i zdjęcia — dokumentacja pozostaje czysta.
Gotowe zadanie w Locatick — bez udziału biura
Zadanie trafia do Locatick z pełną nazwą (Obiekt + treść zgłoszenia), opisem, kategorią serwisową dopasowaną do źródła zgłoszenia, właściwymi załącznikami i przypisanym obiektem. Gotowe do przekazania technikowi.
Technik zamyka zadanie w aplikacji Locatick
Po wykonaniu prac serwisant zamyka zlecenie w aplikacji mobilnej Locatick. To jedyna akcja — obieg informacji do klienta uruchamia się automatycznie.
Automatyzacja Locatick wykrywa zmianę statusu
Zmiana statusu zadania na „Zakończone" wyzwala automatyzację skonfigurowaną w Locatick. System reaguje natychmiast — bez opóźnień wynikających z harmonogramu czy godzin pracy biura.
Informacja o zamknięciu trafia automatycznie do systemu zewnętrznego klienta
System wysyła do systemu zewnętrznego klienta potwierdzenie zakończenia prac z numerem zlecenia i datą. Obieg informacji zostaje zamknięty — klient widzi status w swoim systemie bez żadnego ręcznego raportowania ze strony firmy serwisowej.
Rezultaty — co zmieniła automatyzacja obsługi zgłoszeń serwisowych
Mierzalne efekty widoczne od pierwszego dnia działania parsera.
Czas założenia zadania: z kilku minut do kilku sekund
Parser przetwarza maila i tworzy zadanie w Locatick w czasie liczonym w sekundach — niezależnie od pory dnia i liczby jednoczesnych zgłoszeń. Automatyzacja obsługi zgłoszeń serwisowych eliminuje wąskie gardło w biurze przy każdym napływającym incydencie.
100% precyzji — zero błędów w numerach obiektów
Automatyczna identyfikacja stacji przez API Locatick eliminuje ręczne błędy przy przypisywaniu zgłoszeń. Numery zleceń klienta trafiają do Custom Fields zadania bez przepisywania — spójność danych między systemami zewnętrznymi a Locatick jest zachowana w 100%.
Czysta dokumentacja — tylko istotne pliki w systemie
Filtr wagowy eliminuje ikony i logotypy ze stopek mailowych. W dokumentacji zadania zostają wyłącznie zdjęcia usterek, raporty i specyfikacje techniczne — co ułatwia pracę technikom i przyspiesza weryfikację wykonanych prac.
Zamknięty obieg — szybsze rozliczenia z klientami
Automatyczne wysłanie potwierdzenia zakończenia prac do systemu zewnętrznego klienta skraca czas między wykonaniem usługi a jej formalnym odnotowaniem po stronie klienta. Bezpośredni wpływ na przyspieszenie fakturowania i poprawę relacji z sieciami zewnętrznymi.
Najczęstsze pytania o automatyzację obsługi zgłoszeń serwisowych
Odpowiedzi na pytania pojawiające się najczęściej przy wdrożeniach parsera mailowego w firmach serwisowych.
Czy parser działa tylko z mailami z konkretnych systemów zewnętrznych? +
Nie — parser jest konfigurowalny pod dowolny format maila. Logika routingu opiera się na wzorcach (wyrażeniach regularnych) dopasowanych do struktury danego systemu klienta. Automatyzacja obsługi zgłoszeń serwisowych może być rozszerzona o kolejne systemy zewnętrzne bez przebudowy całości.
Co jeśli obiekt ze zgłoszenia nie istnieje jeszcze w Locatick? +
Skrypt odpytuje Locatick API i jeśli nie znajdzie obiektu po numerze — obsługa błędu jest logowana, a zadanie nie zostaje błędnie przypisane. Integracja systemu serwisowego z zewnętrznymi systemami klientów wymaga aktualnej bazy obiektów w Locatick — to warunek poprawnego działania automatyzacji.
Jak działa filtrowanie załączników? +
Parser sprawdza rozmiar każdego załącznika przed dołączeniem go do zadania. Pliki poniżej 15 KB są automatycznie pomijane — ta wartość progowa eliminuje ikony i pliki graficzne ze stopek mailowych, które typowo mają rozmiar od 1 do 10 KB. Próg jest konfigurowalny w zależności od specyfiki systemu klienta.
Czy integracja zwrotna działa z innymi systemami zewnętrznymi klientów? +
Tak. Automatyzacja Locatick może wysyłać powiadomienia mailowe lub webhooki do dowolnego systemu zewnętrznego po zmianie statusu zlecenia. Zamknięty obieg informacji między systemem serwisowym a platformami klientów jest możliwy dla każdego systemu posiadającego endpoint API lub skrzynkę odbiorczą.
Czy wdrożenie parsera wymaga dostępu do systemów klienta? +
Nie w kierunku przychodzącym — parser czyta maile z dedykowanej skrzynki Gmail, na którą systemy klienta wysyłają zgłoszenia standardową pocztą. Integracja zwrotna (Locatick → klient) wymaga ustalenia metody powiadomienia: najczęściej wystarczy adres e-mail lub endpoint API po stronie klienta.
Zautomatyzuj obsługę zgłoszeń serwisowych w swojej firmie
Pokażemy jak Locatick może automatycznie przetwarzać zgłoszenia z systemów zewnętrznych — bez zobowiązań, w 24h.
