Zarządzaj zleceniami
serwisowymi
bez chaosu
Twórz zlecenia, przypisuj serwisantów, śledź statusy i organizuj pracę całego teamu - wszystko w jednym programie do obsługi zleceń dla firm HVAC, serwisowych i instalacyjnych.
(YYYY-MM-DD) *
Definicja
Zarządzanie zleceniami serwisowymi to proces tworzenia, przypisywania i monitorowania zadań wykonywanych przez techników w terenie - od momentu przyjęcia zgłoszenia aż do potwierdzenia wykonania pracy przez klienta lub koordynatora. Locatick to dedykowany program do obsługi zleceń, który umożliwia pełną kontrolę nad każdym zleceniem serwisowym: statusami, tagami, terminami i dokumentacją. System jest aktywnie używany przez ponad 300 firm z branży HVAC, OZE, Facility Management i PPOŻ w Polsce.
Program do zleceń serwisowych wybierają firmy z HVAC, OZE, FM, PPOŻ i serwisu maszyn
.png)
Jak wygląda obsługa zleceń
bez porządnego narzędzia?
Firmy serwisowe tracą czas i pieniądze nie dlatego, że brakuje im zleceń - ale dlatego, że nie mają efektywnego procesu do ich zarządzania.
Zlecenia "giną" między telefonem a Excelem
Zgłoszenie od klienta trafia na kartkę, potem do maila, a serwisant dowiaduje się o nim przez Messengera. Brak jednego miejsca do zarządzania zleceniami to źródło błędów i opóźnień.
Nie wiesz, na jakim etapie jest dane zlecenie
Koordynator dzwoni do serwisanta, żeby zapytać co z konkretną robotą. Klient pyta kiedy przyjedzie technik. Bez przejrzystego monitorowania statusów tracisz czas na informowanie zamiast planowanie.
Trudno delegować pracę wielu serwisantom
Przy kilku pracownikach w terenie koordynacja zleceń staje się wyzwaniem. Kto jest dostępny? Kto ma które zlecenie? Planowanie bez systemu to chaos - szczególnie przy pilnych naprawach.
Brak historii i dokumentacji zlecenia
Co było naprawiane rok temu u tego klienta? Kto wykonał przegląd i kiedy? Bez dostępu do informacji historycznych każda wizyta zaczyna się od zera - co obniża efektywność i jakość obsługi.
Jak działa zarządzanie
zleceniami w Locatick?
Moduł zleceń to centralny element programu. W jednym miejscu tworzysz zadania, przypisujesz techników, ustawiasz deadline i śledzisz każdy etap realizacji. Serwisant widzi swoje zlecenia w aplikacji mobilnej - bez potrzeby dzwonienia do biura.
Program do obsługi zleceń Locatick działa zarówno na komputerze, jak i w aplikacji mobilnej na Androida. Koordynator zarządza pracą z biura, a serwisant w terenie aktualizuje status zlecenia i wypełnia protokół bezpośrednio z telefonu.
Tworzenie nowego zlecenia w kilka sekund
Dodaj zlecenie przez przycisk "Dodaj" - wpisz nazwę, wybierz kategorię, ustaw deadline, przypisz serwisantów i opcjonalnie dodaj obiekt na mapie. Formularz jest prosty i szybki.
10 statusów do pełnej kontroli procesu
Każde zlecenie przechodzi przez czytelne statusy - od "Nowe" po "Wykonane" i "Archiwalne". Monitorujesz postęp prac w czasie rzeczywistym bez konieczności kontaktu z serwisantem.
Tagi i kategorie do organizacji zleceń
Oznaczaj zlecenia tagami (np. PILNE, DO rozliczenia, OKRESOWY) i filtruj listę według własnych kryteriów. Kategorie porządkują typy prac wykonywanych przez serwisantów.
Przypisanie wykonawców i śledzenie pracy
Przydzielaj zlecenia pojedynczym pracownikom lub całym grupom. Serwisanci widzą swoje zadania w aplikacji mobilnej - z opisem, adresem, terminem i protokołem do wypełnienia.
Planowane terminy i zlecenia cykliczne
Ustaw planowany czas rozpoczęcia i zakończenia zlecenia - serwisant wie kiedy ma być na miejscu. Dla regularnych przeglądów twórz zlecenia cykliczne, które generują się automatycznie.
Jak monitorować postęp
każdego zlecenia?
Locatick oferuje 10 statusów zleceń - każdy oznaczony kolorem, który widzisz zarówno w liście zadań, jak i w aplikacji mobilnej serwisanta. Monitorowanie stanu zlecenia jest natychmiastowe i nie wymaga dodatkowej komunikacji.
Zlecenie zostało utworzone, ale nie przypisano jeszcze serwisanta. Punkt wyjścia każdego nowego zadania.
Status pośredni między "Nowe" a "Zlecone" - gdy określono datę realizacji, ale nie przypisano jeszcze wykonawcy.
Serwisant otrzymał zlecenie, ale jeszcze go nie potwierdził. Koordynator widzi, że oczekuje na akceptację.
Serwisant odrzucił przydzielone zlecenie - koordynator może je przekazać innemu pracownikowi.
Serwisant przyjął zlecenie do realizacji. Potwierdzone, gotowe do wykonania.
Realizacja zawieszona - np. oczekiwanie na dostawę części. Zlecenie wraca do "Realizowane" gdy problem zostanie rozwiązany.
Serwisant aktywnie pracuje nad zleceniem. Koordynator wie, że zadanie jest w trakcie wykonania.
Serwisant zakończył pracę i czeka na weryfikację przez koordynatora lub wyznaczoną osobę z zakładki "Oczekujące".
Zlecenie zakończone i potwierdzone. Praca serwisanta jest zakończona, protokół wypełniony.
Zlecenie przeniesione do archiwum - dostępne w historii, ale nieaktywne w bieżących widokach listy.
Zlecenie zostało anulowane - widoczne w zakładce "Zamknięte", z możliwością podglądu historii zadania.
Tagi i kategorie - pełna
kontrola nad listą zleceń
Tagi to etykiety, które dodajesz do zleceń według własnych reguł. Dzięki nim filtrujesz listę w kilka sekund - bez przeszukiwania setek rekordów. Kategorie z kolei definiują typy prac i pomagają mierzyć efektywność poszczególnych rodzajów zleceń.
Oba narzędzia konfiguruje administrator w sekcji Administracja → Tagi i Administracja → Kategorie. Możesz tworzyć dowolną liczbę tagów i kategorii dopasowanych do procesów Twojej firmy.
Wskazówka praktyczna
Firmy HVAC często używają tagów: PILNE, GWARANCJA, DO ROZLICZENIA i SERWIS CYKLICZNY. Dzięki temu koordynator widzi priorytetowe zlecenia jednym filtrem - bez konieczności czytania każdego opisu.
Awaria lub interwencja wymagająca natychmiastowej reakcji serwisanta. Koordynator widzi priorytet w liście.
Zlecenia do wystawienia faktury lub rozliczenia z klientem po zakończeniu pracy przez serwisanta.
Przeglądy i serwisy wykonywane regularnie - filtruj, żeby widzieć wszystkie zaplanowane przeglądy w jednym widoku.
Zlecenie wymaga dodatkowej weryfikacji przed zamknięciem - np. przez kierownika serwisu lub klienta.
Zlecenie wygenerowane automatycznie z formularza zgłoszeniowego - klient sam wysłał prośbę o serwis. Możesz na tej podstawie mierzyć efektywność kanałów pozyskiwania zleceń.
Jak tworzyć i przydzielać
zlecenia serwisowe?
Nowe zlecenie tworzysz przez przycisk "Dodaj" w górnym menu lub na liście zadań. Formularz zlecenia jest podzielony na dwie zakładki: Ogólne (dane podstawowe) oraz Protokoły (dokumenty do wypełnienia przez serwisanta).
Wprowadź nazwę i kategorię
Wpisz nazwę zlecenia (np. "Serwis klimatyzacji - Kowalski") i wybierz kategorię z listy. Kategoria determinuje typ pracy i ułatwia późniejsze raportowanie.
Ustaw deadline i planowany czas
Wpisz termin realizacji (deadline) oraz opcjonalnie planowany czas rozpoczęcia i zakończenia. Serwisant widzi kiedy powinien być na miejscu i ile czasu zaplanowano na robotę.
Przypisz wykonawców
Wybierz jednego lub więcej serwisantów z listy. Każdy z nich otrzyma powiadomienie o nowym zleceniu w swojej aplikacji mobilnej.
Dodaj tagi, obiekt i opis
Oznacz zlecenie tagami, wskaż obiekt lub adres realizacji (widoczny na mapie) oraz wpisz opis z dodatkowymi informacjami dla serwisanta - np. numer seryjny urządzenia.
Zapisz i śledź realizację
Kliknij "Zapisz i wyjdź". Zlecenie pojawia się na liście zadań ze statusem "Zlecone, niepotwierdzone". Serwisant potwierdza odbiór w aplikacji, a Ty widzisz zmianę statusu w czasie rzeczywistym.
Jak koordynować pracę
serwisantów w terenie?
Efektywne zarządzanie zleceniami to nie tylko ich tworzenie - to też bieżąca koordynacja pracy wielu pracowników w terenie. Locatick daje koordynatorowi pełen obraz sytuacji bez konieczności dzwonienia do każdego serwisanta.
Mapa z lokalizacją serwisantów
Widok mapy pokazuje aktualne położenie Twoich pracowników w terenie. Koordynujesz pracę i przydzielasz zlecenia do serwisanta najbliższego klientowi.
Aplikacja mobilna serwisanta
Serwisant widzi swoje zlecenia w aplikacji na Androida - z adresem, opisem i protokołem do wypełnienia. Aktualizuje status bezpośrednio z telefonu, bez papierów i bez dzwonienia do biura.
Dyspozytor - widok all-in-one
Dyspozytor to widok kalendarza z listą serwisantów i ich zleceniami. Jedna strona, wszystkie informacje - idealne narzędzie dla koordynatorów zarządzających kilkoma technikami jednocześnie.
Dla jakich firm sprawdzi się
program do obsługi zleceń?
Locatick jest zaprojektowany dla firm, których pracownicy wykonują pracę w terenie u klientów - od kilku serwisantów po duże zespoły regionalne. Zarządzanie zleceniami serwisowymi jest szczególnie efektywne w branżach z regularnym rytmem pracy i przeglądów.
HVAC - klimatyzacja i wentylacja
Zlecenia serwisowe, przeglądy urządzeń, montaże i naprawy klimatyzatorów oraz central wentylacyjnych. Kontrola serwisu maszyn i urządzeń na wielu obiektach.
OZE - fotowoltaika i pompy ciepła
Montaże instalacji OZE, serwisy pogwarancyjne, przeglądy roczne. Zarządzanie zleceniami dla ekip monterskich i serwisowych.
Facility Management
Obsługa techniczna obiektów komercyjnych i przemysłowych. Efektywne zarządzanie zleceniami dla wielu nieruchomości i dużych zespołów technicznych.
Ochrona przeciwpożarowa - PPOŻ
Przeglądy i konserwacje systemów gaśniczych, wykrywaczy dymu, hydrantów. Dokumentacja protokołów wymagana przez przepisy - szybka i prosta w aplikacji.
Serwis maszyn i urządzeń
Zlecenia serwisowe dla firm obsługujących maszyny przemysłowe, linie produkcyjne i urządzenia. Historia urządzenia i pełna dokumentacja serwisowa dostępna z każdego miejsca.
Instalacje elektryczne i teletechniczne
Obsługa zleceń instalacyjnych i serwisowych w branży elektrycznej, teletechnicznej i alarmowej. Pełne zarządzanie ekipami w terenie z jednego miejsca.
Co mówią firmy, które
zarządzają zleceniami w Locatick?
Wcześniej nasze zlecenia były w Excelu i kilku wątkach mailowych. Teraz każdy serwisant wie co ma robić, a ja widzę status każdego zadania w czasie rzeczywistym. Oszczędzamy minimum 2 godziny dziennie na komunikacji.
Koordynator serwisu, firma HVAC
Statusy zleceń to ogromna zmiana. Klient pyta kiedy przyjedzie technik - zamiast dzwonić do serwisanta, po prostu patrzę na Locatick. Zlecenie "Realizowane" mówi samo za siebie.
Właścicielka, serwis OZE
Obsługujemy ponad 80 obiektów. Bez programu do zarządzania zleceniami to byłoby niemożliwe. Locatick pozwala nam planować przeglądy, pilnować terminów i rozliczać serwisantów bez papierowej biurokracji.
Dyrektor operacyjny, Facility Management
Tagi "PILNE" i "DO rozliczenia" zmieniły nasze zarządzanie zleceniami. Filtrujemy listę i od razu widać priorytety. Zero szukania po Excelu, zero pomyłek przy rozliczeniach z klientami.
Kierownik serwisu, branża PPOŻ
Nasi serwisanci dostają zlecenia na telefon i od razu wiedzą co, gdzie i kiedy. Nie muszą dzwonić po adres. Protokół wypełniają na miejscu. Biuro dostaje kompletne zlecenie bez papierów.
Właściciel, firma instalacyjna
Wdrożenie zajęło nam tydzień. Teraz 12 serwisantów zarządza swoją pracą w aplikacji, a ja koordynuję wszystko z jednego ekranu. Locatick to najlepsza decyzja biznesowa ostatnich lat.
Prezes, firma serwisu maszyn
Często zadawane
pytania
Odpowiedzi na najczęstsze pytania o zarządzanie zleceniami serwisowymi w Locatick.
Nie znalazłeś odpowiedzi? Napisz do nas lub zamów demo.
Zacznij zarządzać zleceniami
jak profesjonalna firma serwisowa
14 dni za darmo. Żadnej karty kredytowej. Gotowe do pracy dla firm HVAC, OZE, FM, PPOŻ i serwisu maszyn i urządzeń.
